文书档案培训资料

一、名词解释

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。

二、案卷级管理国家标准

1.适用范围

本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。2.案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。2.1硬卷皮格式

2.1.1硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。2.1.2案卷封面项目

封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。2.1.3封面项目的填写方法

2.1.3.1全宗名称：

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国员会”简称为“”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。2.1.3.2类目名称：

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。2.1.3.3案卷题名：

案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。

2.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。

2.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。2.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。2.1.3.8档号的编制：

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。

目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。2.2软卷皮格式

2.2.1软卷皮外形尺寸：

使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。2.2.2软卷皮封面项目：

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。

2.2.3软卷皮封二项目：

软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。

软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。

2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置。软卷皮封三项目的填写方法同4.3卷内备考表填写方法。2.3卷盒格式

2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。2.3.2卷盒封面和卷脊格式卷盒封面为空白面。

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。2.4填写要求

填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。3.卷内文件目录格式

3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。3.2页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm

3.3卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸。

3.4卷内文件目录填写方法

3.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。3.4.2文号：文件制发机关的发文字号。

3.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。 3.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。

3.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”号。

3.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。

3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：

全宗号目录号案卷号件号 4×15 mm

3.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。4.卷内备考表格式

4.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

4.2卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。

4.3卷内备考表填写方法

4.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人：由责任立卷者签名。

4.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。4.3.4立卷时间：填写完成的立卷日期。 5.案卷各部分的排列格式

5.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

5.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒保存。 6.文书档案案卷格式监制

6.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

6.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。

国家标准：档案分类标引规则

1 主题内容与适用范围

1.1 为了正确进行档案分类标引,选用恰当的标识表达档案文献的主题，保证档案分类标引的质量，提高检索效果，实现档案资源共享，特制订本规则。

1.2 本规则适用于各级各类档案馆（室）使用《 中国档案分类法》对所藏各种类型的档案进行分类标引。

1.3 本规则适用于编制档案分类目录、 索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作。

2 引用标准

GB 3860 文献主题标引规则 GB3792.5 档案著录规则

ISO 5963-1985(E) 文献工作──文献审读、主题分析与选定标引词的方法 3 术语 3.1 档案

过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 3.2 《中国档案分类法》（以下简称《中档法》）

用于对档案进行分类标引的工具。包括：《中华人民共和国档案分类表》、《清代档案分类表》、《档案分类表》以及《新民主主义档案分类表》。 3.3 主表

档案分类法的主体，是一种文献分类体系的具体体现。《中国档案分类法》的主表是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础组成的逐级展开的逻辑系统。 3.4 复分表

也称附表、辅助表。在编制《中档法》时，将主表中采用同一标准进一步细分的相同类目合并起来，并配以号码编排成表，附于正表之后。以节省篇幅，供主表的类目进一步细分使用。复分表按其应用的不同范围分为通用复分表和专类复分表等。 3.5 分类表索引

将主表中的类目（包括注释）改编成主题标目形式，按主题法原则依一定字顺、次序排列起来，并标明分类号，指引检索者查找所需主题在主表中的位置。 3.6 档案分类标引

将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反应档案，便于检索、利用。 3.7 类目

又称类名，是一些在性质上或特征上具有共同属性的档案总称。类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其它的档案。类目是档案分类表的构成单元。一个类目一般包括一个档案主题，但有时也包括一个以上的档案主题，形成一个类组。 3.8 分类号

类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。 3.9 类目注释

对类目的说明，用于明确类目的内容范围，指出类目之间的关系，规定需要使用的特殊分类方法。

3.10 档案主题

文件或案卷中用以表达档案记述和反映的事物内容的总称，即档案的中心内容。一份文件或一个案卷可以有一个以上的主题。 3.11 档案馆

永久保管档案并向社会提供服务的单独设置的文化事业机构。 3.12 档案室

国家机构、社会组织、企业、事业单位内部设置的文化事业机构。 3.13 立档单位

构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者。 3.14 全宗

一个国家机构、社会组织、个人或同一生产、建设、科研活动形成的具有有机联系的文件整体，是档案的基本分类和管理单位。 3.15 案卷

由互有联系的若干文件组成并放入卷夹、卷皮或档案袋内的，装订或不装订的档案保管单位。 3.16 文件

是为处理各种事务而按着规范的形式直接形成的具有法定效用的信息记录。 3.17 卷内目录

案卷内登录文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。 3.18 卷内备考表：卷内文件状况的记录，通常排列在卷内文件之后。

4 分类标引基本规则

4.1 档案分类标引的依据是以国家机构、 社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征。分类标引时，应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论述的对象，准确地给予分类标识。

4.2 档案分类标引应依据《中国档案分类法》及其使用指南。

4.3 档案分类标引时,要正确地理解类目涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。

4.4 档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式,根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度。凡一份文件或案卷涉及两个或两个以上主题者，除按第一主题或最重要的主题标出确切的分类号外，必要时可对其他主题附加相应的分类号。

4.5 档案分类标引必须按专指性的要求,分入恰当的类目，切不可分入较宽的上位类或较窄的下位类。当分类表中无恰当的类目时，可分入范围较大的类目（上位类）或与档案内容密切相关的类目。 4.6 档案分类标引应保持一致性。各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致。遇有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类目，以及增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理。

5 各种类型档案分类标引规则

5.1 档案分类表的选用

5.1.1 清代档案使用《清代档案分类表》进行分类标引。 该表的一级类目适用于清代以前各历史时期档案的分类标引。

5.1.2 档案使用《档案分类表》进行分类标引。

5.1.3 历史档案使用《新民主主义档案分类表》进行分类标引。 5.1.4 中华人民共和国时期的档案使用《中国档案分类法》进行分类标引。

5.1.4.1 国家综合档案馆、党政机关档案室所藏的中华人民共和国时期的档案应选使《中国档案分类法》进行分类标引。

5.1.4.2 专业档案馆（室） 、部门档案馆（室）、企业事业单位档案馆（室），在使用《中国档案分类法》进行分类标引时，本专业的档案可使用行业分类表进行分类标引。

5.2 档案分类标引级次。 一般以文件级、案卷级为单元进行分类标引。若遇档案内容联系紧密或记述同一事物的几份文件或几个案卷情况，也可以作为一个单元进行分类标引。

6 各种主题档案分类标引规则

6.1 主题的类型

主题的类型依据档案内容可分为单主题和多主题两种。单主题包括单元主题和复合主题（多元主题），多主题则由几个单主题组成。 6.2 单主题档案的分类标引

6.2.1 单主题文件或案卷,一般依主题主体因素所属的类目标引，若是从一个方面对主题进行论述，就依这方面所属类目标引；若是从多方面对主题论述，一般只依主题所属类目作整体标引。 6.2.2 文件或案卷论述的主题内容互相交叉时应依据 《中国档案分类法》关于集中与分散的有关规定进行标引。

6.2.3 文件或案卷论述的主题涉及国家、地区、民族、时代等因素时，若《中国档案分类法》中注明需要复分则应标出复分号，否则可以省略。 6.3 多主题档案的标引

6.3.1 文件、案卷论述的是两个以上的主题,标引时应充分考虑利用者的检索需要、参考价值大小以及各主题间的逻辑关系，加以综合分析，再确定给予一个或几个分类号。

6.3.2 文件、案卷论述的几个主题之间是并列关系,参考价值大，除对第一主题按其属性给予分类号外，第二、第三主题也应按其属性给予分类号，以便充分揭示主题，为利用者提供更多的检索途径。 6.3.3 文件、案卷论述的几个主题之间是从属关系,即上下位关系或整体与部分关系，一般依它们的上位类目作整体标引，若较小主题具有检索价值，也可依小主题的所属类目作互见标引。

6.3.4 文件、案卷论述的几个主题之间是因果或影响关系,一般依结果或受影响的主题所属类目标引。对于互为因果的、互相影响的主题做全面标引。

6.3.5 文件、案卷论述的几个主题之间,一个主题应用于多个主题，一般依被应用主题所属类目标引。必要时可以对其他主题附加相应的分类号。

7 档案分类标引工作程序

7.1 研读分类法──标引人员在标引工作开始时，应系统研读《中国档案分类法》的编制说明、主表、附表，了解该法的编制目的、适用范围、分类原则、体系结构、标识符号、类目注释，辨清上位类、同位类、下位类、理论与应用等关系，深入透彻地掌握其使用方法。

7.2 档案主题分析──应充分考虑立档单位的性质、职能和任务，通过分析题名、浏览正文、参考文件版头和案卷封面，从而了解档案的中心内容和涉及的主要问题，判明其属性特征，以便正确归类。

7.2.1 分析题名──文件和案卷的题名,是责任者或立卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内容的情况下，分析题名能直观地把握档案的主题。但有些文件、案卷的题名，由于拟写上的缺陷，不能准确地、直接地揭示主题内容，所以不能作为分类标引的唯一依据，还应浏览正文。

7.2.2 浏览正文──通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别时，应浏览文件、案卷的正文。重点阅读文头、文尾、段落题名，了解作者的撰写目的和意图，从而确定档案内容论述或涉及的主题。 7.2.3 查阅文件版头和案卷封面──党、政机关行文都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称、发文字号，文尾有发文机关、抄送机关、成文日期、盖印与签署。此外，附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等。案卷封面上有机关全称和组织机构名称、案卷题名、年度日期、保管期限、档号以及卷内目录、卷末备考表等。它对于了解文件、案卷的主题、起草目的、利用范围、使用价值等，都能提供一定的参考。

7.3 判定类别──进行主题分析后,须确定对文件、案卷所论述的事物中，哪些主题应予以标引，能为利用者提供检索途径。然后根据主题性质，到《中国档案分类法》中查找其所属的类目。

7.4 标引分类号──是用《中国档案分类法》中的类号来表达档案主题性质的标引过程，也就是将判定的类别赋予分类标识。给予分类号，应根据文件、案卷内容的属性、主题多寡、起草意图、利用对象、检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确、一致、适度地标引出来。遇有难以分类的新事物、新主题的档案材料，分类表上无确切类目可归时，各档案馆、室可增设新类目予以分类标引，同时上报《中档法》编委会确认。今后若遇到同类主题的文件、案卷亦照此办理，确保一致性。

7.5 审校──审校是分类标引的最后一道工序,是确保标引质量的最后关口。审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，主题概念是否准确、恰当、辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标引的类号是否充分、完整、准确，书写是否正确无误。审校程序分为自校、互校和总校。

7.5.1 自校──标引审校的第一环节。标引人员通过对自己标引结果的校对，遇有主题分析不准，归档不当，前后不一致，符号舛误，应及时予以纠正。

7.5.2 互校──标引审校的第二环节。标引人员通过对标引结果的相互校对，纠正因个人理解不同引起的错误，保持彼此之间标引的一致性。

7.5.3 总校──标引审校的最重要环节。在自校、互校后,必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。通过总校进一步消除档案主题分析与标引过程中的误差，保证标引工作的整体优化。同时可以对标引工作中所遇问题进行综合分析，统筹考虑合理的解决方案。

8 档案分类标引质量管理

8.1 衡量标引工作质量的因素──主要指标引的客观性、专指性、全面性、一致性与适当的标引深度。影响标引工作质量的因素是：标引工作的组织管理、标引人员的业务水平和《中国档案分类法》本身的质量。

8.2 制定分类标引的规章制度──各单位可制定标引工作细则。它是在档案分类标引规则的基础上，结合本馆、室的档案实际和利用者检索习惯而制定的工作条例。具体内容包括：分类标引的程序和具体组织规程；《中国档案分类法》简表、行业表、复分表的使用范围和使用方法，集中归类与分散归类、交替类目的采用、标引的深度，以及标引责任制等等。

8.3 分类标引人员的素质和要求── 标引人员应具备所标引档案的专业知识和档案学知识；熟悉本馆、室的档案分类方法，并能用来标引档案材料；具有阅读、分析、概括、提练档案主题和准确归类的能力；认真负责，周密细致，有良好的职业道德。标引人员宜实行专业分工，并保持相对稳定。 8.4 建立标引人员与利用者的联系──标引人员应多与利用者接触，听取利用者对分类标引工作的要求、批评和建议，并通过对利用者提问和检索结果的分析不断改进工作。

8.5 加强《中国档案分类法》的管理──各档案馆、室在使用《中档法》过程中遇到的各种问题和处理方法要作记录，并填定“修改意见登记表”,报送主管部门,以便对《中国档案分类法》定期增补和修改，使之日臻完善。

国家标准：全宗单 2006-10-19 16:45:47 1、主题内容与适用范围 本标题规定了全宗单的内容构成、格式及栏目填写方法。 本标准适于各级各类档案馆。档案室可参照执行。 2、引用标准 GB2808全数字式日期表示法。 3、术语 全宗 archives fond 一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的第一层分类和管理单位。 4、 全宗单内容格式 4.1 全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况，全宗内档案成分与数量的统计文件。 4.2 全宗单的内容由全宗情况介绍和档案局成分与数量统计两部分构成。 5、 全宗单格式 全宗单设封面和正页。 5.1 全宗单封面格式 5.1.1 封面用纸幅面尺寸规格为A4型297mm×210mm（长×宽）或16开型260mm×184mm（长×宽）（图略）。 5.1.2 全宗单封面页项目 a.名称：全宗单 b.全宗号：馆编数字序号或代字加数字序号。 c.编制单位：编制全宗单的档案馆或其他档案收藏单位名称。 5.1.3 全宗单封面项目位置见图１。（图略） 5.2 全宗单正页格式 5.2.1 正页用纸幅面尺寸规格等于封面用纸幅面尺寸。 5.2.2 正页图文区为表格形式，表１和表２构成。 5.2.3 表格１图文区规格为267mm×165mm（长×宽）或230mm×145mm（长×宽）。 5.2.4 表格１上白边（天头）宽35mm±0.5mm或29mm±0.5mm。 表格1下白边（地角）宽10mm±0.5mm。 表格1左白边（订口）宽20mm±0.5mm。 表格1右白边（翻口）宽10mm±0.5mm。 5.2.5 表格2图文区尺寸规格为267mm×169mm(长×宽)或230mm×145mm（长×宽）。 5.2.6 表格2上白边（天头）宽30mm±0.5mm或29mm±0.5mm。 表格2下白边（地角）宽11mm±0.5mm或10mm±0.5mm。 表格2左白边（订口）宽20mm±0.5mm。 表格2右白边（翻口）宽10mm±0.5mm。 5.2.7 表格内各栏目格式与尺寸见表1和表2。 5.3 本标准推荐使用国际标准A4型纸张，尺寸规格为297mm×210mm（长×宽）。 6． 全宗单栏目及其填写方法 6.1 全宗情况介绍 全宗情况介绍栏目包括：全宗名称、全宗名称起止日期、原全宗号、全宗卡片报送情况、检索工具编制种类、缩微及计算机应用情况、备注。 6.1.1 全宗名称 a. 全宗名称应填写全称或规范化简称。 b. 全宗名称（所有曾用名称）按时间顺序分别填写。 c. 中华人民共和国成立前形成的档案在全宗名称的书写上应加限定词。 例：1.国民教育部 2．密云县（） 3．国民（汪伪）外交部 4．礼部（清） d. 中华人民共和国成立前的个人全宗，在人名后用圆括号注明人物所属时代。 例：1.端方（清） 2.冯玉祥（） 蒋中正（） 6.1.2 全宗名称起止日期 一般采用公元纪年填写，必要时可以使用朝年或其它历法年号。使用公元纪年年号时按GB2808的规定填写，起止年度之间加“～”。 6.1.3 原全宗号 填写进馆后重新给予编号的全宗原保存单位保存的编号。 6.1.4 全宗卡片报送情况 填写全宗卡片报送日期及送达上级行政机关的名称；全宗情况发生变化后再次报送日期及送达行政机关的名称。 6.1.5 检索工具编制种类 填写本宗有那些类型的检索工具。 6.1.6 缩微及计算机应用情况 全宗档案缩微复制的数量及使用计算机统计、存储、检索等管理情况。 6.1.7 备注 需要对本全宗说明的其它事项。 6.2 档案数量统计 6.2.1 登记日期 收进或移出（移交或鉴定后销毁）档案的时间。填写方法参见6.1.2。 6.2.2 接收或移交单位名称应填写全称或范化通用简称，禁用曾用名称。 6.2.3 档案类别 按档案的不同门类，不同载体顺序填写。 6.2.4 保管期限 按国家有关规定划分为永久、长期、短期三种。 6.2.5 收进档案数量 按档案类别分别填写收进已编目档案和未编目档案的数量。填写内容包括：文书档案的案卷卷数和上架排列长度（米）、科技档案的卷数和底图的张数、声像档案（影片档案）的盒（盘）数和照片档案（底片）的张数及其它专业档案（城建档案、会计档案、地名档案、人中普查档案、艺术档案等）和各种资料的卷（册、卷）数。 6.2.6 移出档案数量 按档案类别填写移出（移交或鉴定后销毁）已编目档案和未编目档案的数量。填写内容参见6.2.5。 6.2.7 现有档案数量 按档案类别分别填写收入数减去移出后结存的已编目档案和未编目档案数量，填写内容参见6.2.5。 附加说明； 本标准由全国文件格式及数据元标准化技术委员会提出。 本标准由国家档案局档案科学技术研究所标准化研究室与中国标准化与信息分类编码研究所负责起草。 国家标准：档案交接文据格式 2006-10-19 16:44:06 1 主题内容与适用范围 本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。 本标准适用于档案馆、档案室。机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。 2 术语 档案交接 hand-over of archive 按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。 3 档案交接文据的格式 3.1 档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。 3.2 档案交接文据由三部分构成。 3.2.1 第一部分是；确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。 3.2.2 第二部分是；交接档案、资料及有关材料的种类、数量。 3.2.3 第三部分是：移出说明及接收意见。 3.3 档案交接文据的规格为297mm×210mm（见图1）(图略） 4 档案交接文据的填写方法 4.1 第一部分的填写方法 4.1.1 确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。 a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。 b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。 c.经办人栏就由对档案交接负有直接责任的人员签名。 d.移出和收进日期应当相同。 e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。 f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。 4.1.2 交接性质分为移交、寄存、证购或收购、捐赠四种。 4.1.3 交接栏由交接双方共同填写。 a.移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。 b.寄存：集体所有和个人所有的档案谘档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。 c.征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。 d.捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。 4.1.4 档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各式各样类档案形成的最早和最晚时间。 4.2 第二部分的填写方法 4.2.1 第二部分的各栏应移出单位填写，接收单位核实。 4.2.2 档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。一类一款顺序填入。 4.2.3 档案的数量一般应以卷为计量单位。零散文件可用长度米为计量单位。声像档案可用张、盘为计量单位。 4.2.4 检索及参考工具种类栏应按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡等材料。 4.2.5 检索及参考工具的数量单位为册（套）。 国家标准：科学技术档案案卷构成的一般要求 2006-10-19 16:43:24 1 范围 本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮规格及其制成材料的质量要求。 本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照本标准。 2 定义 本标准采用下列定义。 2.1科学技术文件材料（以下简称科技文件材料）scientific and technical reclrds 记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。 2.2科学技术档案（以下简称科技档案） scientific and technical archives 企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 2.3案卷 file 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 2.4 卷内目录 innerfile item list 登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 2.5 卷内备考表 file note 卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 2.6 档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 3 组织案卷 3.1 组卷原则 组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 3.2 组卷要求 3.2.1案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。 3.2.2案卷内科技文件材料要齐全、完整。 3.2.3案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。 3.3组卷方法 3.3.1直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。 3.3.2产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。 3.3.3引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。 3.3.4一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。 3.3.5底图以张为单位单独保存和管理。 3.3.6产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。 3.3.7设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。 4 案卷和案卷内科技文件材料的排列 4.1产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。 4.2科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。 4.3基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。 4.4设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。 4.5案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。 4.6案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。 5 案卷的编目 5.1卷内科技文件材料页号的编写 5.1.1案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 5.1.2单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。 5.1.3成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。 卷内目录、卷内备考表不编写页号。 5.2案卷封面的编制 5.2.1案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用内封面形式（内封面规格见7.3.1）。封面式样见图A1。 5.2.2案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。 5.2.3立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。 5.2.4起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。 5.2.5保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。 5.2.6密级应依据保管规定填写卷内科技文件材料的最高密级。 5.2.7档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案，其全宗号另定；分类号指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号；项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号；目录号一般指分类目录号；案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。 5.2.8档案馆号应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。 5.3案卷脊背的编制 案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名，式样及规格见图A2。 保管期限填写方法同5.2.5，也可用色标区分；红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期；档号填写方法同5.2.7；案卷题名可根据各单位具体情况自行填或不填，填写方法同5.2.2。 5.4卷内目录的编制 5.4.1卷内目录式样见图A3。 5.4.2序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。 5.4.3文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。 5.4.4责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。 5.4.5文件材料题名应填写科技文件材料的全称。 5.4.6日期应填写科技文件材料的形成日期。 5.4.7页号应填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。 5.4.8卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。 5.5卷内备考表的编制 5.5.1卷内备考表式样见图A4。 5.5.2说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 5.5.3立卷人应由责任立卷人签名。 5.5.4立卷日期应填写完成立卷的日期。 5.5.5检查人应由案卷质量审核者签名。 5.5.6检查日期应填写审核的日期。 5.5.7互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。 5.5.8卷内备考表排列在卷内文件材料之后。 6 案卷的装订 6.1案卷可采用装订和不装订两种形式。 6.2案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）或国家通用16型（260mm×185mm）。图样折叠时标准栏露在右下角。 6.3案卷内不允许有金属物 6.4不装订的案卷，应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章，式样见图A7。档号填写方法同5.2.7，序号填写方法同5.4.2。 7卷皮、卷内表格的规格及其制成材料 7.1科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒、卷夹式样见图A5、图A6。 7.2卷皮规格和制成材料 7.2.1卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，60mm六种。 7.2.2卷夹的外表面规格为：305mm×220mm，厚度为20mm。 7.2.3卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸。本标准推荐使用无酸卷皮。 3.2 卷内表格的规格和制成材料质量 3.2.1 卷内目录、卷内备考表规格为：297mm×210mm或260mm×185mm。 3.2.2 卷内目录、卷内备考表宜采用70g/m2以上白色书写纸制作。 3.3 案卷脊背标签的规格和质量 3.3.1 案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（20，30，40，50，60）mm。 国家标准:电子文件归档与管理规范 2006-10-19 16:28:35 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 电子文件 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2 归档电子文件 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）。 3.3 背景信息 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4 元数据 指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5 逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6 物理归档 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7 真实性 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8 完整性 指电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9 有效性 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10 捕获 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11 迁移 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4 总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。 4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，就在内容、相关说明及描述上保持一致。 4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。 4.6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。 5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证 5.1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。 5.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。 5.1.2 登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。 5.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。 5.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。 5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。 5.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制. 5.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 5.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。 5.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。 5.3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 5.4 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。 6 电子文件的收集与积累 6.1 收集积累要求 6.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 6.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 6.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。 6.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。 6.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。 6.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。 6.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。 6.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 6.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 6.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 6.1.11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。 6.1.12 定期制作电子文件的备份。 6.2 电子文件的登记 6.2.1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记（见附录A的表A.1和表A.2）。 6.2.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。 6.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格,应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。 6.2.4 电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。 6.2.5 电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D—数据文件。 7 电子文件的归档 7.1 归档要求 文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。 7.2 鉴定 7.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。 7.2.2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。 7.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。 7.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。 7.3 归档时间 逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。 7.4 检测 在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。 7.5 归档 电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。 7.5.1 逻辑归档 将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。 7.5.2 物理归档 7.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。 7.5.2.2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。 7.5.2.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 7.5.2.4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。 7.5.2.5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。 7.5.2.6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附录A的表A.4和表A.5）. 归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页（见附录A的表A.4）,以件为单位填写续页(见附录A的表A.5)。 7.5.2.7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。 7.5.2.8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。 8 归档电子文件的整理 8.1 归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行。 8.2 归档电子文件以件为单位整理。 8.3 同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。 8.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。 8.5 电子文件的著录应参照DA/T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等）。 8.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录。 9 归档电子文件的移交、接收与保管 9.1 移交、接收与保管要求 对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。 9.2 移交、接收检验 9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。 9.2.2 检验项目如下： ——载体有无划痕，是否清洁； ——有无病毒； ——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续； ——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； ——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的相应栏目。 9.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。 9.3 移交手续 档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。 9.4 保管要求 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： a）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 d）环境温度选定范围：17℃~20℃；相对湿度选定范围：35%~45%。 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。 9.5 有效性保证 9.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工件，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。 9.5.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。 9.5.3 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 9.5.4 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录A的表A.6）。 9.6 迁移 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作并填写《归档电子文件迁移登记表》（见附录A的表A.7）。 9.7 利用 9.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。 9.7.2 利用时应使用拷贝件。 9.7.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。 9.7.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。 9.8 归档电子文件的鉴定销毁 9.8.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。 9.8.2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。 9.9 统计 档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。