第四章事务文书

第四章 事务文书

教学目标

1、了解各类事务文书的名义、特点、作用及分类

2、掌握各类事务文书的结构与写法

3、熟悉各类事务文书写作中的常见毛病。教学重难点

1、掌握各类事务文书的结构与写法

2、熟练写作各类事务文书

教学方法

讲解+练习评点法

教学时数 8课时

教学要点：

一、概念

事务文书概述

人们在机关工作中，除公务文书外用于日常公务并且具有惯用格式的应用文，称为公用事务文书。

二、主要种类：

计划、总结、规章制度、会议记录、简报、备忘录、礼仪文书（邀请书、感谢信、贺信、请柬、欢迎词、答谢词、祝辞）。

三、特点：

⑴对象比较具体。

写作的对象要明确，一份文书是为谁而写，要求哪些人了解并使用都很具体。事务文书的撰写者，首先要对写作对象的范围和特点有充分的把握。

⑵格式比较固定。

在长期使用的过程中，各种事务文书形成了比较固定的惯用格式。各种事务文书的构成要素，以及写法，通常都有一定的规则。在写作中要遵守这些规则，才能写出合乎规范的文书。

⑶写法比较实际。

各类事务文书都是为解决实际的问题，处理实际事务而写的，因此写作要以能满足实际需要为原则。写作时，无论材料的使用，还是观点的确立，都要切合实际，写作形式的运用，要讲究实际效果，以利于文书内容的落实。

⑷时限比较紧迫。

事务文书也非常讲究时效性，它针对的都是实际的事务。

四、事务文书的作用：

⑴贯彻，指导工作。

⑵沟通情况，联系工作。

⑶积累资料。

⑷宣传教育。

三、写作要求

⑴以方针为指导，以法律规定为依据。

⑵深入调查研究，获取真实材料。

⑶实事求是，切实可行。

⑷格式约定俗成，语言准确精练。

第一节 简 报 （1课时）

一、概念、作用和特点

1、定义：

简报是党政机关、社会团体、企事业单位用来汇报工作、反映情况、交流经验、沟通信息、报到动态而编发的内部常用事务文书。

简报是个总称，各单位编发的“动态”、“简讯”、“信息”、“内部参考”、“情况交流”、“情况反映”、“工作通讯”等，都属于简报的范畴。

简报和行政公文虽然都有汇报情况、反映问题的功能，但是简报不能代替公文向上级机关请示问题，也不能向下级机关指示工作。

2、作用：

⑴汇报工作，反映情况；

⑵互通信息，交流经验；

⑶指导实践，推动工作；

⑷为宣传部门提供稿件或线索。

◎3、特点：

⑴内容专业性强；

⑵具有较强的时效性；

⑶篇幅特别简短；

⑷限于内部交流。

二、简报的种类

⑴从时间上划分：常规简报、阶段性简报。

⑵按版期分：定期简报、不定期简报。

⑶从性质上划分：专题简报（一事一报）、综合简报（综合反映情况）。

⑷从内容上划分：

A动态简报（①思想动态简报②业务动态简报）；

B工作简报（经常性，不定期：①反映对党的方针、，上级的指示、决定、通知等的贯彻执行情况②反映工作中的经验、教训和问题③表扬和批评）；

C会议简报（反映大会的概况、议程、进程、中心议题及与会人员的意见和建议）。

三、简报的结构与写法

（一）简报结构由报头、报核、报尾三部分构成。

⑴报头

1、简报名称，一般用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊”或“××专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。

2、期数（号），写在名称下一行正中间，用括号括上。如，“（第5期）”

3、编印单位，写在期号下一行的左侧。如，“××会议秘书处”。

4、印发日期，写在与编印单位平行的右侧。如，“2008年4月4日”。

5、简报的密级。写在报头的左上方。分为绝密、机密、秘密、内部情况等级别，也可以写“内部资料，注意保密”或“内部文件”等字样。

6、简报的编号。写在报头右上方，按印数编号。如，“023”、“024”、“025”等。

再下面，用一道红色的横线将报头与报核隔开。

⑵报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的，因此，它的形式也较灵活。大多数是消息，包括标题、导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。除了消息，还有别的文体，所以，不是每篇简报都有这几项内容。

1、按语。引导读者理解所编发文章、了解编者意图而写的提示语。

2、简报的标题，类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。写在按语下面，如果没有按语，写在间隔线以下居中位置。

◎3、导语，通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。导语的写法多种多样，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交待清楚谁（某人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果怎样等内容。

4、正文，写在标题下面。用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。

◎5、结尾，或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。如果正文部分已经把事情说清楚，那就不必再加尾巴了。

◎6、背景：即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。

7、署名：可以是供稿部门的名称，也可以是供稿者的姓名。写在正文右下方，括上圆括号。

⑶报尾

在简报最后一页下部，用一道横线与报核隔开，横线下左边写明报送范围，再下一行右侧写明印刷份数。

（二）简报报核的写法：一般由按语+标题+正文+供稿者名称四部分组成。

⑴按语，不是所有简报都需要的内容，他只适合内容比较重要，意义比较重大，或问题比较严重的简报。①说明性按语②提示性按语③批示性按语。

⑵标题，用一两句话将简报的内容概括出来。可用单行标题，也可以使用双行标题。

⑶正文，与消息的写法有相似之处。一般由开头+主体+结尾组成。

①开头有导语。要求一句话或一段话概括全文的主要情况、主要事实或基本情况，起到开门见山的作用，给读者一个总的印象，为主题的展开作必要的铺垫。其写法多用：叙述式、提问式、结论式、描写式。

②主体。根据内容不同各异，根据材料之间的内在联系，来安排一定的逻辑顺序。一般采用陈述式、归纳式、分类式、时空变换式等手法来安排结构。一般采用夹叙夹议、对比等手法。

③结尾。一般有小结式、号召式、激励式、展望式、提问式等结尾。如果主体本分已经起到收尾的作用，就不用生硬地加上一个结尾了。

⑷供稿者名称。如果作者是编发单位，则不必写出。

四、编写简报的要求

1、准确；2、简明；3、新颖；4、快速；5、真实。

精选例文：

工作简报

第四期

××县委办公室 二00五年×月××日

按：县计生委努力转变工作作风，坚持从实际情况出发，对今年四月份计生宣传月的工作检查不搞兴师动众，不从乡镇和部门抽调人员，全部依靠本单位的干部组织检查，这样既减少了对乡镇和部门工作的牵扯，又全面检查和掌握了全县计生工作情况，受到基层和群众欢迎。希全县各级部门认真借鉴此一经验，进一步加强党风廉政建设，改进工作作风，提高工作效率，以实际行动推动全县两个文明建设的发展。

县计生委改进检查方法转变工作作风成效明显

今年3月下旬至4月下旬，我县集中领导、集中力量、集中时间开展了《四川省计划生育条例》和《中国计划生育发展纲要》宣传活动。县计生委于5月2日至28日，对各乡镇的活动情况进行了全面检查验收。他们切实转变作风，积极改进方法，由本单位干部组成一个检查组统一思想、统一标准开展检查活动，取得了较好效果。其基本做法是：

一、统一思想，提高认识。计划生育工作性强、涉及面广，每年都要进行几次阶段性工作检查。针对今年检查时间在“双抢”期间的新情况，县计生委党组专门召开会议，在认真总结过去工作检查经验的基础上，积极改进检查方法，改过去从乡镇和各相关部门抽人组成检查组为组织县计生委机关干部集中检查。在干部职工会上，明确了这次检查的目的、方法和基本要求，统一了全委从领导到一般干部对这次检查的思想。

二、统一确定检查对象，集中时间开展检查。整个检查时间集中在五月份内进行，实行抽查的方法，对各

乡镇随机抽取一个村作为检查对象，并保密封存村名，检查组到达了乡镇时再启封公布检查的村，然后分组直接进村入户开展检查。

三、统一检查验收标准。为了杜绝检查中的人为主观因素、减少乡镇对检查结果产生异议，挤干工作中的水份，他们在检查中，严格按照办公室广府办（1995）2号文件《关于对贯彻（四川省计划生育条例）集中宣传活动进行考核奖惩的通知》规定，统一检查评分标准，坚持“一把尺子量到底”，直接考核到检查的村社。同时，在检查前，组织检查人员认真学习了2号文件和有关的规定及业务知识，提高了检查人员的水平和业务技能，为公正考核检查奠定了基础。

四、统一口径汇总检查结果。进村分组到户开展检查后，以村为单位，统一口径将各社的情况汇总。然后向乡领导汇报检查情况，交换意见。如乡镇对被查村社的检查结果提出异议，则当场重新核实汇总，对问题比较突出的乡镇、检查人员与乡镇领导、计生办一起，共同分析原因，找出差距，研究补救措施。

五、统一费用开支渠道。过去的计划生育工作检查，由乡镇或计生办接待检查组。超标准、超规格接待现象时有发生。为从根本上改变这种状况，这次检查不由乡镇接待安排，不接受乡镇的生活宴请，而由县计生委仿照有关规定，本着节俭原则，从紧安排，统一支付费用。有乡镇准备按惯例安排宴请，被检查组婉言谢绝。初步统计13人的检查组，在长达一个月的专项检查中，开支费用不到过去同类检查费用的十分之一。

六、切实做到“四个坚持”。一是坚持客观、公正地考核各乡镇的集中活动开展情况，进村入户如实登记、汇总，最后按标准计分；二是坚持不兴师动众，只要乡镇在工作上的配合，不要在生活上的陪同，减轻了乡镇领导的精力负担；三是坚持固定检查人员，从计生委机关抽出的13名干部自始自终参加检查，保证了按时完成任务；四是坚持执行严格的组织纪律，检查人员必须遵守计生委党组规定的各项纪律制度，如有违反、从严处理。

这次检查，全面、真实地了解了我县人口生育现状，掌握了各乡镇开展集中宣传活动的情况。据统计，检查结果数比乡镇报表更接近实际。如对育龄妇女进行普查，原乡镇报表统计普查率为93．75％而检查结果普查率仅为80．42％，减少了13．32个百分点；落实安扎措施率、报表统计为95．21％，检查统计为72．12％，

减少了23．09个百分点。

抄报：市计生委。

抄送：各乡镇办公室、计生委

共印80份