2012会计电算化学习指导

本课程学习指导资料根据该课程教学大纲的要求，参照现行采用教材《会计电算化》（薛飞 何福康 鲁利民 等编著，西南财经大学出版社，2009年），并结合远程网络业余教育的教学特点和教学规律进行编写，适用于管理、人文类会计、工商及金融相关专业学生学习。

第一部分 课程学习目的及总体要求

一、课程的学习目的

本课程的性质是：《会计电算化》是会计电算化专业的一门专业主干课程，也是以培养学生实际操作能力为主的职业技能课程。该课程是融会计学、计算机科学、信息科学和管理科学为一体的边缘学科，是现代会计的重要组成部分，它是一门实践性很强的应用型课程，是为培养适应信息化需要、符合市场经济要求、既具有会计理论知识又具有较强的计算机操作和会计软件操作技能的复合型人才服务的一门主要课程。为了学好本课程，要求学生此前应具备一定的会计基础知识、计算机基础知识。因此，本课的前导课程有《会计学基础》、《计算机应用基础》、《初级会计实务》等。 本课程的任务是：使学生掌握会计电算化的基础知识和基本技能，熟悉单位实施会计电算化的基本程序和管理制度，掌握通用会计软件主要功能模块的操作方法和技巧，学会运用计算机来记账、算账和报账，具备实际工作所需的会计电算能力。

二、课程的总体要求

通过学习本课程，使学生从宏观角度认识会计电算化的基本含义。根据经济发展的客观要求，了解会计实现电算化的意义，认识会计电算化的重要性。熟悉会计电算化信息系统的结构及有关概念，了解会计电算化的发展状况；理解会计电算化的基本概念、理论和原理；熟悉单位实施会计电算化的基本程序和管理制度；掌握通用会计软件各主要功能模块的操作方法和技巧。了解基层单位实现会计电算化的必要工作内容，具备组织初始各项工作的知识和必要技能。了解我国财政主管部门对会计电算化初始工作的管理内容，以及基层单位开展会计电算化应进行的组织管理工作。

第二部分 课程学习的基本要求及重点难点内容分析

第一章 会计电算化概述

【本章学习要求】

⒈ 掌握会计电算化的含义以及会计电算化的4个发展阶段。

⒉ 掌握可扩展商业报告语言XBRL的含义及其特点，了解XBRL国际联合会概况。 ⒊ 掌握会计电算化的5个特点。 ⒋ 了解会计电算化与手工会计的关系。 ⒌ 熟悉会计电算化实施的必备条件。

⒍ 掌握会计软件的含义及其分类，了解会计软件的一般结构。

⒎ 熟悉会计软件的基本功能规范，包括总则的基本要求，会计数据输入、处理、输出的规范以及会计数据安全的规范。

⒏ 掌握会计软件的建立的5种途径及其优缺点。

⒐ 掌握选购商品化会计软件的方法。

【章节热点】

会计电算化涵义、会计电算化的发展、会计电算化的基本要求、会计软件

【热点论述】

1．会计电算化涵义

所谓会计电算化是指将计算机技术、信息技术和会计结合在起来，用电子计算机代替手工记账、算账、报账，为企业提供重要会计信息和财务信息过程的简称。计算机应用于会计工作中简称“会计电算化”。会计电算化已经成为一门融会计科学、计算机科学、管理科学和信息科学为一体的边缘学科，它既是一门跨学科的文理兼容的学科，又是一门综合性和实践性较强的学科。

会计电算化的化字体现了一个循序渐进的演变过程，即从非电算化逐步过渡到电算化；从初级电算化过渡到高级电算化这样一个长期而艰巨的演变过程，而非一蹴而就。准确把握这个过程应从两个方面进行理解。

⑴ 渐进性

会计电算化的内容应包括实现如下几个转变过程  单项应用到综合财务处理

 财务会计电算化到将财务会计和成本与管理会计有机结合后的电算化  会计管理信息系统到会计决策支持系统 ⑵ 动态性

在会计电算化的过程中，要将会计学和计算机科学相互结合和交叉并推动会计学科的发展 2．会计电算化的发展

19年美国通用电气公司首次利用电子计算机计算职工薪金的举动引起了会计数据处理技术的变革，开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元。

⑴ 尝试阶段

1983年以前被划分为尝试阶段。我国第一台电子计算机诞生于1956，直到1983年，会计电算化都发展缓慢，因为会计电算化人才缺乏，设备缺乏，财会人员对计算机感到神秘，会计电算化还没有引起各级领导的重视。在尝试阶段对会计电算化的探索为后来形成商品化会计软件奠定了基础。的相关部门在这个阶段获得了许多成功的经验。

⑵ 自发发展阶段

自发发展阶段从1983年到1986年。1983年我国成立电子振兴领导小组，计算机得到了广泛的应用。据财政部对全国3万多家单位的调查表明，至1988年3月，已有14%的单位开展了会计电算化工作，大部分都是单机工作，只处理一些简单账务。在自发发展阶段存在的问题包括会计电算化经验不足，理论准备与人才培养都跟不上；没有合适的软件使得计算机闲置；组织管理工作滞后致使盲目低水平重复开发，浪费了人力、物力和财力。

⑶ 有组织、有计划地稳步发展阶段

1986年到1992年为有组织、有计划地稳步发展阶段，一些行业主管部门通过组织开发专用或通用会计软件，减少了开发费用，同时也加快了会计电算化的进程。与此同时，一些商业化的会计软件公司也纷纷建立，逐步形成了商品化会计软件市场。会计软件的开发向通用化、专业化、商品化方向发展。

⑷ 管理型会计软件发展阶段

1992年至今为管理型会计软件发展阶段，以宏观为主, 财务软件开发以市场为主, 企业会计电算化发展从单纯的软件应用到强调组织管理作用的阶段。会计软件从事后“核算型”发展到事前有预测、决策，事中有规划、控制，事后有核算、分析的“管理型”软件。

在计算机互联网时代，为了实现企业的各种信息，特别是财务（会计）信息的充分共享，XBRL国际联合会（XBRL International）制定了XBRL标准，信息发布者一旦输入了信息，通过XBRL就可以很方便地将信息转换成书面文字（PDF文件、HTML页面、或其它格式的文件）。通过XBRL获得的信息，不需要打印或再次输入，就可以方便快捷地运用于各种财务分析领域，解决了数据的共享和传输问题。XBRL是英文Extensible Business Reporting Language的缩写，译为可扩展商业报告语言，是一种基于XML的标记语言，用于商业和财务信息的定义和交换。XBRL技术是一种为适应不同方面对会计信息的需求，专门应用于商业和会计数据电子化交流的标准化计算机语言，是当前国际上会计信息处理的最新技术。

3．会计电算化的基本要求

根据《会计电算化管理办法》的规定，企业单位要实施会计电算化必须具备的基本条件包括以下6条。 ⑴ 使用的会计软件应达到财政部颁布的《会计电算化信息系统软件基本功能规范》的要求。 ⑵ 配有专门或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端，并配有熟练的专职或兼职操作人员。 ⑶ 计算机会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，并取得一致的核算结果。 ⑷ 有严格的操作管理制度。 ⑸ 有严格的软硬件管理制度。 ⑹ 有严格的会计档案管理制度。

要实现会计电算化除了上述基本条件外，还应该是企业的客观需要，领导应该重视，要很好的管理基础工作，还要有经费的保证。企业实施会计电算化应该遵循合法性、效益性、系统性、规范性、可靠性和易用性原则。

4．会计软件

会计软件是以会计理论和会计方法为核心，以会计制度为依据，以计算机及其应用为技术基础，以会计数据为处理对象，以向会计核算、财务管理和企业经营管理提供信息资料为目标，由一系列指挥计算机执行会计相关工作的程序代码和有关的文档技术资料组成的系统。会计软件属于计算机应用软件的范畴，根据服务层次和提供的信息深度，可以分为核算型财务软件、管理型财务软件和决策支持型财务软件。 会计软件的基本功能应该符合1994年财政部颁布的《会计核算软件基本功能规范》的规定。该规范分为总体规范、会计数据输入的规范、会计数据处理的规范、会计数据输出的规范以及会计数据安全的规范。

通过完成下面作业可以更详细地理解和掌握 （1）简述会计电算化的含义

（2）怎样选择和购买商品化会计软件？ （3）手工会计与会计电算化有何异同？

（4）企业单位要实施会计电算化必须具备哪些基本条件？ （5）XBRL的含义及其特点是什么？

第2章 会计软件试运行

【本章学习要求】

1. 了解用友ERP-U8软件的目标及其体现。

2. 能正确安装用友ERP-U8软件，能启动和运行该软件。 3. 了解用友软件的业务处理过程以及软件各子系统的启用次序。

【章节热点】

子系统的启用次序、软件安装顺序、服务启动方法

【热点论述】

1．子系统的启用次序

要在同一个月启用所有的子系统，建议采用的系统启用顺序如下。 ⑴ 先启用采购管理和销售管理系统，再启用库存管理和存货核算系统。 ⑵ 先启用购销存系统和总账系统，再启用应收、应付系统。

⑵ 启用总账系统后，就可以启用工资管理、固定资产管理系统（不分先后）。 ⑶ 最后启用成本管理系统。

如果所有的子系统都已经启用，月末结账的顺序如下。

⑴ 工资管理、固定资产管理、采购管理、销售管理系统先进行月末结账（顺序不分先后）。 ⑵ 再对库存管理、存货核算和应收、应付系统进行月末结账。

⑶ 除总账系统外，各个系统都月末结账后，才能进行成本管理系统的月末结账。 ⑷ 总账系统最后进行月末结账。 2．软件安装顺序

安装SQL Server 2000(sp4)，服务器服务启动以后再安装用友用友ERP-U8管理软件。 具体的设置步骤参见教材相关章节内容。 3．服务启动方法

启动SQL Server 2000(sp4)服务通过“开始”|“程序”|“Microsoft SQL Server”|“服务管理器”菜单命令。

启动用友ERP-U8服务通过“开始”|“设置”|“控制面板”菜单命令打开控制面板，然后通过 “性能和维护”|“管理工具”|“服务”启动服务对话框，再选中“U8管理软件”启动服务。

具体的设置步骤参见教材相关章节内容。 通过完成下面作业可以更详细地理解和掌握

（1）SQL Server 2000数据库管理系统和用友ERP-U8软件应该先安装哪个软件？为什么？ （2）用友ERP-U8软件的目标是什么？

（3）简述手动启动SQL Server 2000系统服务和用友ERP-U8系统服务的方法？

第3章 系统管理

【本章学习要求】

1. 掌握用友ERP-U8软件的系统管理模块的作用和操作方法。 2. 掌握账套的概念，并能熟练的对账套进行管理。 3. 掌握用户及其权限的管理方法。

4. 掌握数据备份与恢复的概念，并能正确的备份和恢复账套(年度账)数据。 5. 掌握年度账的概念，并能管理年度账。

6. 了解企业门户的作用，了解基本信息中各目录的设置方法。

【章节热点】

账套的建立、操作员及其权限的设置、数据备份与恢复

【热点论述】

1．账套的建立

系统管理主要的功能是对用友软件各个产品进行统一的操作管理和数据维护，包括账套管理、年度账管理、用户及权限管理、数据安全管理等功能。使用用友软件进行账务处理，要从使用系统管理功能建立账套开始，建账是账务处理软件正式使用之前必经的首要步骤。建账之前应该知道什么是账套，应该由系统管理员来建立账套。

建立账套分成6个步骤，分别是设置账套信息、设置单位信息、设置核算类型、设置基础信息、进行分类编码定义、设置数据精度。具体的建账步骤参见教材3.3.1，3.3.2和3.3.3目的相关内容，注意在建立账套前应该先搜集好企业建账相关信息。

明确建立账套前应先由系统管理员注册进入系统管理模块，如果希望在建账套时指定账套主管，而该账套主管在软件中还没有建立时，可以先建立该用户再建立账套。

2．操作员及其权限的设置

要设置操作员，必须以系统管理员的身份注册进入“系统管理”，也就是说只有系统管理员才有权限设置操作员。操作员“编号”在整个会计电算化信息系统中必须惟一，也就是说操作员编号是区分操作员的惟一标志，不能重复。另外，首次进入“用户管理”窗口，如图3.6所示，列表中有三个用户，是软件安装时，软件为其演示账套设置的操作员。这三个用户的用户ID、用户全名和口令都是一样的。 建好账套后，已经为该账套指定好了账套主管。接下来，进行进一步的财务分工，即设置用户权限，以明确哪些用户可以操作该账套，并且他们在账套操作的过程中拥有哪些具体的操作权限。权限设置功能用于设置用户权限。此功能只能由系统管理员或由系统管理员所指定的账套主管来进行操作。以系统管理员的身份进行操作可以取消或指定账套主管，可以为任何一个存在于系统中的账套设置用户权限。以账套主管的身份进行操作，则在用户列表中看不到账套主管，账套主管只能设置自己所管理的账套的操作员权限。

具体的设置步骤参见教材相关章节内容。 3．数据备份与恢复

输出和引入即数据的备份和恢复，可以对账套和年度账进行数据输出和引入操作，实现对账套或年度账数据的备份和恢复。输出和引入时要注意对应关系，在账套菜单下输出备份的是账套数据，要引入就应该在账套菜单下引入。同样的，在年度账菜单下输出备份的是年度账数据，要引入就应该在年度账菜单下

引入。

在下列情况下，必须做账套数据备份。 ⑴ 每月结账前和业务处理结束后。 ⑵ 更新软件版本前。 ⑶ 硬盘需要进行格式化时。 ⑷ 会计年度终了，进行结账时。 具体的设置步骤参见教材相关章节内容。 通过完成下面作业可以更详细地理解和掌握 （1）用友软件的“系统管理”提供了哪些功能？ （2）在系统管理中新增操作员时，应定义哪些数据项目？ （3）系统管理员和账套主管在系统管理模块的分工是怎样的？ （4）如何建立账套？

第4章 总账系统初始化

【本章学习要求】

1.掌握账务处理系统的含义，了解总账系统的作用。 2.掌握总账系统初始化的意义。

3.掌握总账系统初始化的内容以及初始化设置的方法。

【章节热点】

选项及明细权限设置、会计科目设置、辅助核算档案设置、期初余额录入

【热点论述】

1．选项及明细权限设置

选项设置用来设置总账系统的控制参数，为总账系统配置相应的功能和设置相应的控制。选项设置的含义见教材4.1.1到4.1.4目的相关内容。明细权限设置是对选项设置的控制参数的补充，对权限的进一步细化说明。

关于明细权限设置，注意以下内容：

为了使得在制单和查询时，记录权限设置生效，必须在“选项”设置中设置“制单权限控制到科目”和“明细账查询权限控制到科目”参数控制。

如果要使查询其他操作员填制的记账凭证生效，必须在“选项”设置中设置“可查询他人凭证”参数控制。

如果要使删除和修改他人填制的记账凭证设置生效，必须在“选项”设置中设置“允许修改、作废他人填制的凭证”参数控制。

2．会计科目设置

增加会计科目时各个设置项的含义见教材4.3节相关描述。

增加会计科目时，不能设置汇总打印和封存，对已经启用的会计科目只能增加其同级的科目，不能增加下级科目；修改会计科目时不能修改科目编码及已启用的相关信息；只能删除未启用的会计科目。复制和成批复制会计科目是提高录入效率的有效办法。指定科目是指定出纳专管科目。

3．辅助核算档案设置

凡是已经设置有专项辅助核算要求的会计科目，就必须录入对应的专项辅助核算档案。设置了部门核算就要录入部门档案；设置了个人往来辅助核算就要录入职员档案；设置了客户往来辅助核算就要录入客户档案；设置了供应商往来辅助核算就要录入供应商档案；设置了项目核算就要录入项目档案。

4．期初余额录入

期初余额录入见教材4.9.1目相关描述，注意辅助账类科目的期初余额录入，期初余额录入完成后，必须试算平衡才能记账。

通过完成下面作业可以更详细地理解和掌握

（1）会计电算化软件初始化功能一般应包括哪些内容？ （2）在用友财务软件的总账系统中提供了哪几种专项辅助核算？ （3）指定科目功能的作用是什么？

（4）针结不同的会计科目期初余额录入的区别是怎样的？

第5章 总账系统日常业务处理

【本章学习要求】

1. 掌握总账系统日常业务处理所包含的内容。

2. 掌握凭证管理的内容、凭证管理的操作方法和操作流程。 3. 掌握记账的意义，掌握记账条件和记账方法。

4. 掌握出纳管理的内容，以及出纳管理模块的作用和功能。 5. 了解账簿管理的内容，掌握账表查询的具体操作方法。

【章节热点】

日常会计凭证管理、出纳管理、账簿管理

【热点论述】

1．日常会计凭证管理

凭证管理涉及到整个会计电算化系统正常运行的输入瓶颈——填制凭证、出纳签字和凭证审核、凭证修改、凭证作废、凭证删除等基本的凭证操作。

填制记账凭证是日常账务处理工作的起点，是最基础和频繁的工作。因此，我们应该根据所发生的经济业务，按照记账规则进行凭证填制。记账凭证是登记账簿的依据，在实现会计电算化以后，账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，用户应该确保准确无误的输入记账凭证。具体操作步骤见教材5.1.1目相关内容。

已经填制的记账凭证，可以进行修改，但为了保证会计数据的安全性，系统对于凭证修改进行了一些安全性保护，通过这些安全性措施来对凭证修改加以适当的。要直接修改凭证应该先确定凭证未经审核。另外注意选项设置中对凭证修改的控制参数的设置情况。具体操作步骤见教材5.1.2目相关内容。

填制的记账凭证在没有进行审核（/出纳签字）操作之前，都可以进行修改、作废等操作。但要注意以下几点问题。

⑴ 经过出纳签字的凭证不能进行作废处理，除非由出纳人取消出纳签字。 ⑵ 经过审核签字的凭证不能进行作废处理，除非由原审核人取消审核。

⑶ 经过记账的凭证不能进行作废处理，除非取消记账，再取消审核（/出纳）签字。

⑷ 某个会计期间已经结账不能进行作废处理，除非取消结账，取消记账，再取消审核（/出纳）签字。 填制的记账凭证具体操作步骤见教材5.1.3目相关内容。

涉及到企业现金的收入与支出的凭证称为出纳凭证。由于涉及资金安全性，对于出纳凭证应加强管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金或银行存款科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。 出纳凭证是带有现金或银行存款科目的凭证，为了进行出纳签字，在设置会计科目的时候，应该利用“指定科目”功能指定相应的现金总账科目和银行总账科目，涉及到现金总账科目或银行总账科目的记账凭证即为出纳凭证。

出纳签字不是必须进行的工作，但如果在总账系统初始化设置的时候，在“选项”设置中选择了“出纳凭证必须经由出纳签字”复选项，则对于出纳凭证必须进行出纳签字。具体操作步骤见教材5.1.5目相关内容。

审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。在审查时如果发现有错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再进行审核。只有具有审核权限的人才能进行凭证审核。具体操作步骤见教材5.1.6目相关内容。 在总账系统中，录入记账凭证并经过审核签字后，就可以用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。由于记账过程的数据处理具有确定的规则，因此用友软件的记账过程采用向导方式，只需要用户在记账开始时选择、设置一些必要的记账参数，系统即可自动记账，整个过程不需要人工干预。具体操作步骤见教材5.2节相关内容。记账后可以反记账，具体操作步骤参见教材5.2节相关内容。

2．出纳管理

用友软件的总账系统提供了出纳管理的功能模块，出纳管理功能可以分为日常管理和期末管理两部分。日常管理功能，包括管理现金日记账、银行日记账、资金日报以及管理支票登记簿。期末管理主要进行银行对账工作。

用友总账系统特地为出纳人员提供了“支票登记簿”功能，用来对支票进行管理，支票管理包括登记支票、修改支票信息，删除支票等。

具体操作步骤参见教材5.3节相关内容。 3．账簿管理

账簿管理主要是对各类账簿的查询。查询功能作为会计软件必备的基本功能，是会计软件的重要性能指标之一。在总账系统中，有很多操作都需要先通过查询功能来确定操作的范围或对象，如出纳签字、审核凭证、查询凭证等。而对于记账之后形成的各种账簿也需要进行查询。

总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账， 而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发

生额、期末余额，实现会计电算化后，建议用户使用余额表来替代总账。

除了在总账查询中可以联查明细账外，用友软件还提供了专门的明细账查询功能，用于平时各账户的明细发生情况的查询，及按任意条件组合查询明细账。

用友ERP-U8提供了包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门、项目等专项辅助核算的辅助账查询。其中客户往来、供应商往来和个人往来辅助账的下设功能基本相同。部门和项目辅助账的下设功能也基本相同。

账簿的查询的具体操作步骤参见教材5.4节相关内容。 通过完成下面作业可以更详细地理解和掌握

（1）试说明在凭证输入、修改、审核之间的权限控制关系。 （2）一般而言，账务处理系统的日常业务处理包括哪些内容？ （3）如果某一个已经记账凭证出错，怎样修改该凭证并重新记账？

（4）在输入记账凭证的过程中，会计电算化软件应是提供哪些磝确性检查功能？ （5）出纳签字针对何种类型的凭证？

（6）凭证审核的主要内容及作用是什么？它与记账是什么关系？

第6章 总账系统期末账务处理

【本章学习要求】

1. 掌握月末账务处理的含义及其工作内容。

2. 掌握银行对账的含义及其工作内容，了解银行存款余额调节表的查询方法。

3. 了解期末转账的工作内容及其特点，掌握各种转账定义方法以及自定义转账凭证的生成方法。 4. 了解对账的操作步骤。 5. 掌握结账的意义及其操作方法。

【章节热点】

银行对账、自动转账、结账处理

【热点论述】

1．银行对账

期末处理包括出纳人员录入对账单进行银行对账，会计人员进行转账定义、转账生成、对账和结账。 由于企业与银行的账务处理和入账时间不同，双方账面记录不一致的情况屡有发生，为了防止记账出错，正确掌握银行存款的实际余额，企业必须定期将企业银行存款日记账与银行发出的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表，这就是银行对账。

银行对账是出纳管理中一项很重要的工作，银行对账通常在期末进行。银行对账工作包括录入银行对账单、进行银行对账、编制余额调节表、核销已达账。

具体操作步骤参见教材6.1节相关内容。 2．自动转账

会计人员期末进行转账定义、转账生成、对账和结账。转账定义和转账生成主要是提供给用户提供快

速制作期末结转凭证的自动转账方法。

期末转账一般具有以下特点。

⑴ 期末转账业务由会计人员填制凭证，不同于日常核算，不必附有反映该业务的原始凭证，且凭证的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也基本不变。

⑵ 期末转账业务的数据大多来源于账簿，在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。 ⑶ 有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据，这就要求期末转账根据业务的特点分批按步骤来进行处理。

软件提供6种转账定义方式，即自定义转账、对应结转、销售成本结转、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。用户可以根据实际情况，选择最合适的转账定义方式快速制作期末结转凭证，并且常用的转账定义可以保留在总账系统中，供用户在期末时候调用，而无需重复进行转账定义，大大地提高了效率。

具体操作步骤参见教材6.2节相关内容。 3．结账处理

结账指会计人员在期末（月末、季度末、年末）将一定时期内所发生经济业务全部登记入账后在试算平衡的基础上，结算出各账户余额、本月借/贷方发生额、本年累计借/贷方发生额，从而根据账簿记录编制会计报表。结账工作通常是按月进行，年度终了，还要进行年终结账。一般而言，结账只能每月进行一次。取消结账以后，就可以使用“恢复记账前状态”功能取消记账，然后取消审核签字，修改原出错凭证。

具体操作步骤参见教材6.3节相关内容。 通过完成下面作业可以更详细地理解和掌握 （1）试说明在会计电算化系统中结账的条件？

（2）如果结账后立即发现凭证有错误，怎样实现对原错误凭证修改并重新结账？ （3）期末账务处理包括哪些内容？ （4）期末自动转账功能分为哪几种类型？

（5）银行对账分成哪两种方式？自动对账的条件包括哪些？

第7章 UFO报表管理

【本章学习要求】

1. 掌握会计报表管理系统的含义及其分类。 2. 掌握UFO报表管理系统的主要功能和基本概念。 3. 熟悉UFO的窗口环境。

4. 掌握在格式状态下自定义报表的设计方法。

5. 掌握报表中单元公式的编写方法，掌握常用的账务函数的使用方法。 6. 掌握利用设计好的报表实现报表制作（即报表取数）的方法。 7. 掌握报表模板的使用和管理。 8. 了解UFO系统中使用的键盘快捷键。

【章节热点】

报表格式设计、报表公式编辑、报表数据管理、报表模板

【热点论述】

1．报表格式设计

UFO报表管理系统提供了一些常用会计报表模板，供用户快速制作常用报表。如果用户所要使用的报表，在报表模板中没有，就必须要自己制作会计报表。自己制作会计报表即自定义会计报表从报表格式设计开始，编制好取数公式，就可以自动从账务处理系统中提取相关的会计核算资料数据，加工、整理、归类、汇总成各类会计报表。

设计报表格式须在格式状态下进行，具体操作流程可如下所述。 ⑴ 设置表尺寸 ⑵ 设置组合单元 ⑶ 区域画线 ⑷ 调整单元大小 ⑸ 录入表样单元 ⑹ 设置单元属性 ⑺ 套用格式

具体操作步骤参见教材7.2.2目相关内容。 2．报表公式编辑

设计好报表格式后，（自定义）会计报表中要列出企业给定日期的相关栏目金额，不仅需要通过设置关键字供用户指定货币资金表中数据的出处，即是为哪个企业编制的货币资金表，编制的日期是什么时间；还需要定义单元公式，以正确高效的从账务处理系统中提取出用户所需的数据。

关键字可以唯一标识一个表页，关键字的值和表页中的数据是相关联的，在数据状态下为每张表页录入不同的关键字值，就可以提取不同的数据。设置关键字的具体操作办法见教材7.2节相关论述。 UFO报表系统提供了三类公式，即单元公式、审核公式和舍位公式。编辑报表公式，要求会计人员对一些常用的函数比较熟悉，另外也具备通过自学掌握需要使用的函数的用法的能力。对于函数不太熟悉的操作人员，软件提供了函数向导帮助用户正确录入各类函数。

在各类财务报表中，每个数据都有其明确的经济含义，并且数据间往往存在着某种对应关系，称为勾稽关系。数据的审核指的是在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，利用报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。为此，UFO报表系统提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，被称为审核公式。

报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，由于数据的取舍问题可能导致原来数据满足的平衡关系被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式，报表经舍位之后，重新调整平衡关系的公式被称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位以后调整平衡关系的操作叫做平衡调整公式。

定义报表公式的具体操作步骤参见教材7.2节和7.3节的相关内容。 3．报表数据管理

UFO系统为用户提供了应用服务功能，应用服务用于从用友U8管理软件系列产品中提取数据。数据提取的具体方法是通过定义“业务函数”来提取符合条件的数据。应用服务提供的函数架起了报表系统和

用友的其他业务应用模块（如总账系统、工资系统等）之间的数据传递的桥梁。用户安装了用友的套装软件，就可以轻松实现UFO电子报表同其他子系统间数据的整合。

在设计好了报表格式、定义了报表公式、设置了关键字后，就可以在数据状态下输入关键字的值以生成用户需要的会计报表。另外也可以利用定义好的审核公式检查报表数据的正确性，如果有舍位需求时也可以利用舍位平衡公式保证报表的正确性。

具体操作步骤参见教材7.4节的相关内容。 4．报表模板

报表模板是将一些常用的会计报表格式、关键字和取数公式等预先定义好后存放供用户来选择使用，以快速生成会计报表的模板文件。

除了从头开始按部就班地设计自定义报表外，还可以利用用友UFO报表系统提供的报表模板直接生成报表格式，提高工作效率。用友ERP-U8的UFO报表管理系统提供了21个行业的标准财务报表模板，可以轻松的生成复杂报表。当然也可以将自定义的报表生成报表模板供以后直接套用。

套用软件提供或自己定义的报表模板的方法参见教材7.5节的相关内容。 通过完成下面作业可以更详细地理解和掌握

（1）在UFO报表软件中，关键字有哪几种类型？关键字具有什么作用？ （2）简要说明UFO报表系统的格式状态与数据状态的功能？ （3）简要说明报表的审核公式和舍位平衡公式的含义？ （4）在UFO报表软件中有哪几种单元类型？ （5）简述在UFO报表系统中设计报表的步骤？