工程监理档案管理制度

工程监理

档案管理制度

厦门市东区建设监理有限公司

二009年九月三十日

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工程监理档案管理制度

工程项目的监理工程档案是文件档案的主要组成之一，工程监理

档案由项目监理部做好整理、分类、编目归档和使用期的保管工作，工程竣工后报送公司档案室存档。

1、监理工程档案按质量、安全分为两大类：

1.1质量档案安顺序统一划分为30类：

（1）、施工合同文件及委托监理合同； （2）、勘察设计文件；

（3）、监理质量安全管理制度、监理规划含或另附旁站方案； （4）、监理实施细则包括安全监理细则、节能管理细则； （5）、分包单位资格报审表； （6）、设计交底与图纸会审会议纪要； （7）、施工组织设计（方案）报审表；

（8）、工程开工/复工报审表及工程暂停令；

（9）、测量核验资料、检测设备使用台帐； （10）、工程进度计划；

（11）、工程材料、构配件、设备的质量证明文件； （12）、检查试验资料、见证取样送检台帐； （13）、工程变更资料； （14）、隐蔽工程验收资料；

（15）、工程款支付证书及工程进度款支付累计台帐； （16）、监理工程师通知单、整改反馈单； （17）、监理工作联系单；

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（18）、报验申请表、混凝土浇捣令、拆模申请表、平行检

验监理工作记录；

（19）、会议纪要、专题报告、监理工作交底； （20）、来往函件、收发文登记表； （21）、监理日记，旁站记录； （22）、监理月报；

（23）、质量缺陷与事故的处理、质量安全监理巡视记录； （24）、分部工程、单位工程等验收资料； （25）、索赔文件资料； （26）、竣工结算审核意见书；

（27）、工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告、监理

单位质量评定报告；

（28）、监理工作总结； （29）监理业务手册。

（30）、照片、电子文档、微缩品

2、监理工程档案具体内容参见本规定附表一的要求执行。 3、监理资料档案的封面填写、装订与编页

3.1 监理资料档案的案卷侧面为整齐统一采用计算机打印的贴条，具体规定为：案卷封面的“工程名称”和“档案号”栏目均使用楷粗二号字体填写，其余使用楷粗小三号字体填写式；

3.2案卷的装订规格为A4尺寸，图纸要折叠成297mm X 210mm幅面装订，折叠采用手风琴式，图标栏露在外面；

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3.3 监理资料档案一律使用页码机依次编页码，除《工程监理档案归档审查记录》和《工程监理档案移交目录》外，卷内凡有文字或图表的页面均应编号，卷与卷之间页号不能连续。页码位置正面编在右上角，背面编在左上角，页号应清晰，不得倒编、漏编、重编、错编、歪编。

4、监理工程档案封面及内页档案卷内目录格式见附件1。 5、监理工程档案各卷可由一册或多册组成，每个档案的每册装订页数原则不超过400页，每页应有连号页码；同时应有文件资料总目录，本卷目录和本册目录。

6、监理工程档案，应按厦门市建设行政管理部门的规定时间和内容由项目监理部整理上报业主和有关部门，并同时报送公司一份存档。

7、应用计算机进行辅助管理的部门和监理项目，其监理档案资料应利用计算机进行处理并及时备份1份，将计算机存盘资料和其它声像资料一并作为监理档案报送存档。 8、各类档案应妥善加以保护，防止损坏。

9、档案保存期参照厦门市工程建设档案保存时间和有关规定执行。 10、超过保存期的档案,可作销毁处理,销毁程序按《文件控制程序》执行。

11、监理资料档案的整理和移交时限

11.1为配合建设单位提请厦门市城建档案馆对工程档案进行的城建档案备案专项验收工作，项目总监理工程师应组织各专业监理工

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程师分两个阶段将监理资料整理齐备（一式两份，一份公司留底，另一份移交建设单位，不包括应提交城建档案馆资料的份数）；

11.2监理资料整理齐备后，项目总监理工程师应组织各案卷的立卷人填写《工程监理档案归档审查记录》和《工程监理档案移交目录》。项目总监应对整理完毕的监理资料认真进行查验，查验合格后在《工程监理档案归档审查记录》和《工程监理档案移交目录》相关栏目上签字，再将两套监理资料完整移交综合部档案管理员办理签收手续；

11.3 综合部档案管理员应及时提请建筑工程部或总工室对工程监理档案归档进行审查，并由审查部门应在两天内审查完毕，并提出具体的审查意见；

11.4综合部档案管理员在协助对移交的监理档案进行核查，确认各项监理资料完整无缺后，方可在《工程监理档案归档审查记录》和《工程监理档案移交目录》相关栏目上办理签收手续。如发现监理资料不完整有缺失时应责令相关人员整改、补充；

11.5综合部主任负责于合同规定的期限内将监理档案移交建设单位。移交时应严格办理相关的移交手续。 12、监理档案的借阅与保管

12.1监理资料归档后，如需借阅须填写档案借阅申请，报综合部负责人批准后，再与综合部档案管理员办理借阅手续，并明确归还期限。归还时应办理归还手续；

12.2监理档案的保存期限一般为工程保修期结束后三年，重要

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工程档案应永久保存；

12.3监理档案应保存于专用档案柜内，保存时应注意防虫蛀、防潮湿。

13、本办法自2009年9月 1日起实行。 14、附件

1．附件一：《监理档案封面及内页》 2．附件二:《监理工程档案卷内资料目录》 3. 附件三：《监理档案移交目录》

4. 附件四：《工程监理档案归档审查记录》

厦门市东区建设监理有限公司 2009年9月 8 日

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附表一 建设工程监理文件归档范围和保管期限表

保存单位和保管期限 序号 归 档 文 件 监理单位 1 3、4 8 16 19、21、22 24 24 27 28 29 26 30 31 32 监理合同及补充协议 监理规划、监理细则 工程开工／复工暂停令／复工审批表 监理通知单/整改复查反馈单 监理日记、工地例会记要、专题会议记要、监理月报 分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录 单位工程质量验收记录 分部、单位工程质量验收评价报告 监理工作总结 监理业务手册 工程经济签证、工程结算审核报告 项目影像、微缩品、电子等档案 工程质量市优及以上的获奖证书、 项目科技进步学术发表或获奖论文 长期 五年 五年 五年 五年 五年 五年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 城建档案 √ √ √ √ √（部分） √ √ √

注：“√”表示应向城建档案馆以及建设单位移交

注：监理业绩资料文件若与其它卷的归档目录重复的，在向公司移交时，尽量把原件放在监

理业绩资料文件卷内或将原件和影像资料移交给公司经营部

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附件一

工 程 建 设 监 理 档 案（封面）

厦门市 福利院 20

1、混凝土强度

检验报告及评 定

2、砂浆强度检

验报告及评定

3、混凝土同条

件养护试块强

度评定

（1） 厦门福利院院 20 1、混凝土强度检验报告及评定 2、砂浆强度检验报告及评定 3、混凝土同条件养护试块强度评定 （1） 厦门市东区建设监理有限公司

厦门市福利院 20、相关资料（1） 1、混凝土强度检验报告及评定 2、砂浆强度检验报告及评定 3、混凝土同条件养护试块强度评定

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附件二

监理档案卷内目录

序号 文件/记录资料名称 形成时间 所在页码 备注 厦门市东区建设监理有限公司

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附件三

档案编号: 共 卷第 卷 工程名称: 本卷共 页

监理档案移交目录

工程名称： 共 页 第 页 序号 案 卷 题 名 文字材料 图纸材料 册 张 册 张 其它 是否 原件 保管 期限 备注

移交人： 移交时间： 接收人： 接收时间：

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附件四

工程监理档案归档审查记录

项目名称:

工程资料归档内容说明： 本档案共 册，已编号文件材料共 张。 其中：文字材料 张，图纸材料 张，照片 张。 立卷人对本档案完整准确情况的审核说明： 资料保管员： 日期： 总监审查意见： 日期： 总工室审查意见： 日期： 综合管理部接收意见： 日期：