公司文件管理规定

关于管理部文件管理规定

本制度适用于公司收、发文件，公司文件的保存、销毁，以及公司文件的保密管理。

1、本制度中所指的文件包括公司内部文件，上级主管部门下发的文件，业务往来产生的文件资料。

2、责任部门及领导

公司文件管理工作由公司办公室统一归口管理，受公司总经理领导。

3、管理职能

文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用。

4、接收文件管理

凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领导亲启外，一律由公司办公室签收。

接到联系公务的电话，一律详细记录电话内容，

文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在24小时以内，至多不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司办公室有权催办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作。

为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传阅，即先送与落实文件指定任

务的领导和部门然后送其他领导传阅。

收文处理程序

分类登记

文件收到后，由公司办公室首先按既定要求进行分类并登记，分类要求为：及各部门、各部委、各部门、省各部门、各部门、市各部门、市医药局、行业协会、兄弟单位、其他单位或部门、业务性传真、信函等。登记后附上公司专用文件处理标签，完整填写有关内容（内容要求见专用标签），交由公司办公室经理批转。

批转

由公司办公室经理根据文件内容确定公司对口主管领导或总经理，签写批转意见后返回办公室。

呈送主管领导

由办公室根据经理批示，将文件送交总经理或主管副总经理批示。

批示

由公司主管领导根据文件内容确定处理意见，并在文件处理签上明确表示后，返回办公室。

登记批示内容

由办公室将主管领导批示内容进行详细、完整登记后，交承办部门。

文件分类处理

由办公室根据领导批示将文件分为三类：重要文件、一般文件、传阅文件，然后进行相应文件处理程序。

重要文件处理程序

重要文件进入催办、督办程序，该程序按《催办、督办及结果报告制度》执行。

一般文件处理程序

执行

由办公室根据经理批示，将文件送达有关承办部门，承办部门按文件内容及主管领导批示组织人员执行文件，在要求时限内做出执行结果返回办公室，并由办公室交总经理或主管副总经理。

审查

由办公室经理对文件执行结果进行审查，审查内容为是否达到文件要求及主管领导批示要求。

存档

由公司办公室将文件及执行结果按档案管理要求存档。档案管理要求见《档案管理制度》。

传阅文件处理程序

送达传阅

由办公室将文件交由相应部门传阅，传阅结束后文件返还办公室。

存档

由公司办公室将文件及传阅结果按档案管理要求存档。档案管理要求见《档案管理制度》。

收文处理的要求

承办部门或人员要依据领导指示和文件内容、性质，抓紧处理。

重要电文、传真、急件必须当日阅办，阅办完毕后退公司办公室存档，业务性便函由承办部门存查。

两个或两个以上部门阅办的文件，要确定主办部门，主办部门接文后应主动与会办部门协商，在限期内拟办处理，如主、会办部门意见不一致时，应报告有关领导指示处理，不得拖延。

带附件的公文办完后，附件应同原件一起退公司办公室存档，因工作需要附件时，应在“文件处理签”上注明附件暂存某部门。

阅办后的公文，承办人应在“文件处理签”上签署承办情况，限期上报的文件，应注明已于某年某月某日报出，然后退公司办公室存档。

公司各部门应备有收文登记本，收退文件时要严格签字手续，防止丢失，若有短缺，须由当事者负责查找，并向部门主管领导报告，积极设法补救。

5、发文件管理

行文规则

以公司名义向上级机关的行文是上行文，向各部门的行文是下行文。各部门在各自的职权范围内，可根据公司常务工作会议精神、公司领导授权或有关规定，向上、向下行文。

向上级机关行文，不可同时向公司内各子公司、部门发送，向公司内部门行文，可抄报直接上级机关。

发文处理程序

文件起草

由发文部门起草确定待发文稿，文稿要求包括：

全面、准确地反映客观实际情况，符合党的路线、方针、以及国家的法律、法令。

完整、准确地体现领导意图。

重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字准确，行文规范。文稿一律打印。

所有文件均应标明主题词，主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，在主题词后注明抄送范围和印刷版记。

文稿签字

由发文部门领导确认待发文稿并签署同意意见。

文稿审核

由办公室对待发文稿进行审核，审核内容包括：

文稿内容

文稿内容是否达到本制度条所列文稿起草的要求，如不达要求，需明确指出不适之处并退回发文部门修改直至符合要求。

文稿格式

正式文件格式主要包括：版头、发文字号、印制顺序号、秘密等级、缓急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印刷版记等，办公室要对以上内容认真审核，确保文稿格式符合要求。

文稿签发

文稿审核无误后由发文部门人员通过办公室将文稿呈送主管领导，主管领导审阅同意后明确签署发文意见。

办理发文登记

公司办公室根据公司领导同意发文的意见办理发文登记，登记内容见专用发文登记表。

编发文号

发文字号由部门代字、发文年度和发文顺序号组成，由公司办公室统一编制。如财字（1999）第8号。

文稿签打

由办公室签发文稿打、复印审批单，标明打、复印方式和份数。

文稿打、复印

由发文部门人员持经签字后的打、复印审批单，将待发文稿交打制成文件。

文件盖章

由发文部门人员将印制好的文件交办公室加盖公章。

文件审阅下发

由办公室经理对待发文件进行最后审阅，确认无误后下发。

5．2．11文件存档

由办公室将文件底稿、发文稿纸、正式文件两份按档案管理制度归整存档。

5．3发文处理的要求

5．3．1凡以公司名义发出的文件，均须履行审批手续。

5．3．2各部门对内、对外发出的各种经验、汇报、会议等材料，可不编文号，但需履行审批手续，经总经理、或主管副总经理签字。

6、暂存公文管理

6．1 暂存公文定义

暂存公文指公司接收文件和上、下行文件在办理结束之后，整理归档之前，在公司办公室处暂时存放，存放时间为一年，在每年一月底之前，由办公室整理、分类、登记后移交档案室存档或清退、销毁。

6．2暂存公文处理程序

6．2．1分类、排序、编目

暂存公文由公司办公室根据本制度4．4．1条要求进行分类，并按时间先后进行排序，并在专用表格上进行检索编目，编目内容见暂存公文登记专用表格。整理结束后放入固定文件夹内。

6．2．2年度归档或清退、销毁

在每年一月份，由办公室根据档案管理制度对暂存公文进行整理，分为两大类分别进行处理：

6．2．2．1存档文件

由办公室按要求整理造册后移交公司档案室存档。整理造册要求和移交手续见《档案管理制度》。

6．2．2．2清退、销毁文件

由办公室按要求编制清退、销毁文件清单，交由审核后进行清退和销毁。

6．3暂存公文管理的要求

6．3．1文件必须分类存放在文件柜内，随手上锁，以便于查找并防止丢失、泄密。

6．3．2 严格文件清退制度，做到月一小清，季一中清，年终进行总清，并将公文分类立卷存档，对于上级限期上交的文件，要登记造册，及时上交。

6．3．3 不列入上交范围的文件，或保留、或销毁，公司文件一律为机密以上级别，凡销毁文件必须交公司办公室进行登记，统一销毁，不得泄露机密，各部门不得私自处理，个人不得销毁文件，严禁向废品收购站变卖一切文件、刊物和资料。

6．3．4 凡因工作需要借阅文件的，按以下情况处理。

6．3．4．1公司领导借用必须登记、退回注销。

6．2．4．2公司其他部门和人员借用，必须经公司办公室经理同意后，方可办理，并履行文件借用交接手续，不准私自出借文件。

6．3．5 管理文件的机要人员必须严格执行党和国家的保密制度，不经领导批准，不得将秘密文件给任何人阅读，不得私自将文件带出办公室，不准为个人需要，摘引秘密文件内容。

6．3．6 严禁闲谈秘密文件事宜，严禁私人通信中涉及文件中的秘密。

6．3．7 任何人不准将机密文件带出公司外，公司领导确因工作需要带回家的，要妥善保存，不准家属翻看，凡外出开会使用，要严密看管，不得丢失。

6．3．8 如有违犯上述规定，发生丢失文件、失密、泄密者，视情节轻重、危害大小，追究责任。

7、公务接洽管理

7．1公务接洽定义

公务接洽指企业外部人员来公司联系公务，由办公室人员负责接待并将来人公务内容形成书面文件，交公司办公室进入行文及文件管理程序。

7．2 公务接洽程序

7．2．1公务接洽登记

外部人员来公司后，由办公室负责接待的人员详细了解来人公务内容，并整理填写在专用登

记表上，登记内容包括：来人单位、姓名、公务内容、联系方式、日期等。

7．2．2接洽登记分类

由公司办公室根据来人公务内容将其分为重要事项和一般事项两类，并分别进行处理。

7．2．2．1重要事项

重要事项转呈公司办公室经理，由办公室经理批转公司主管领导，主管领导批示后进入催办、督办程序，该程序按《催办、督办及结果报告制度》执行。

7．2．2．2一般事项

一般事项由公司办公室批转有关部门进行接待和处理，由承办部门接待处理结束后将办理结果形成书面文件，返回公司办公室后进行一般文件处理程序。