会议室管理及使用要求

关于会议室管理及使用的规定

各楼层会议室管理员：大家好！

总经理办公室为保证公司各会议室资源能够得到合理利用、和规范管理，从10月份开始，每周公司会议室管理员将不定期对产业园各会议室的卫生保洁情况及设备完好情况进行巡检，并定期进行沟通协调，请各位管理员积极配合，共同加强会议室管理工作，使之规范化、标准化。

现对会议室的管理及使用做出如下规定：

一、会前申请使用审核原则

1.一般部门内部会议实行同层申请，遵循优先预定原则；

2.申请信息需填写完整，便于会议室管理员审核及协调（如会议的主题、名称、会议时间、出席人员等，相关会议室管理员有义务提醒申请人填写完毕才给予批准使用）；

3.如遇客户接待、项目验收等重要外部会议与已定内部会议相冲突时，管

理员需协调相关申请人，建议内部会议改用其他会议室或延期，同时可与其他楼层会议室管理员相互协调。

二、会中督促申请人规范使用，批准后短信提醒。

1.请申请人提前半小时找管理员拿钥匙，布置会场；

2.请申请人提前十五分钟调试相关设备；

3.请申请人爱护会议室设备，会后及时清理桌面、复位座椅并保持白板清洁；

4.请申请人会后主动关闭设备电源并锁门，及时将钥匙归还给管理员保管。

5.会议室需实行锁门管理。会议室管理员需与申请人说明以上规定，如会议室使用者没有遵守规定，管理员有权口头进行批评指正；如累计出现三次违规行为，管理员有权不批准该申请人申请会议室。

三、会议室日常管理工作规范：

1.管理员每天上班利用五分钟时间对自己所管辖的会议进行自检，每月向公司会议室管理员反馈意见（见附表）。

2.如有会议室管理员工作调动、离职等需及时告知公司会议室管理员马磊，对会议室管理人名册进行更新。

3.白板笔、白板擦、白板需定期检查补充：公司会议室管理员

4.投影等电子类设备报修

5.卫生清洁、电池更换、桌椅调配

如有其它情况产生，请及时与公司会议室管理员马磊联系，谢谢大家的配合！希望大家共同努力，使会议室的管理工作能够有效、有序的进行，进而为公司各部门的使用提供便利。

（附表：产业园会议室日检表、周检表）

总经理办公室 VIP接待组

2011年10月18日