企业档案信息化建设发展前景探讨

作者：孙巧玲

来源：《现代企业文化·中旬刊》 2018年第11期

档案是重要的本源性信息源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分，因此，要加快档案信息资源的数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，满足信息社会对档案信息资源的需求，对于档案工作更有效的服务于政务信息公开和物质文明、政治文明和精神文明建设具有重要的意义。

企业档案记载着一个企业的发展历程与轨迹，是企业经营的基础，是企业重要的无形资产．企业档案工作时企业主要的服务窗口。不仅关系到企业的历史，更关系到企业的发展前景．随着信息化社会的到来，档案业务重心也开始向信息化．现代化转变。推进档案信息化建设是档案工作发展的必由之路．

一、企业建立档案信息化体系的紧迫性

(一）杜会发展需求

当今社会已经是信息化社会，随着全球信息化的加快，信息沟通变得十分必要。作为一个企业，档案工作更是企业信息的存储与利用平台。国家档案局、档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。可见，做好企业的档案信息化建设，是企业与时俱进的必然选择。随着科学技术的不断发展，现代多媒体技术和网络技术在档案管理系统中也得到了普遍的应用。传统的手工、经验管理模式还渐被淘汰，科学的管理方法大大提高了档案工作效率，科技进步足实现信息化档案管理的重要前提。

（二）企业发展需求

在企业发展过程中，建立档案信息化系统，不仅能够为企业提供信息咨询服务，克服企业管理的盲目性，实现企业的无纸化、自动化办公，而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。建立健全的档案信息化体系，既可以减轻档案工作者的工作量．大大提高工作效率，还可以使利用者得到更便利、更准确、更先进、更安全的信息资源。

二、档案信息化建设的核心内容

（一）配备规范化管理软件是档案信息化建设的重要基础

对于具备规范性的档案管理软件来说，主要指的是与国家档案管理规范及标准相符合，同时与国家事业单位及各级各大档案馆相适应等，主要的作用是对档案信息及档案实体的管理提供帮助。它应具备高效、高质、简单、实用的特点，有助于维护档案的完整与安全，便于利用的原则。就目前而言，在市场当中，档案管理软件数量呈现了较为复杂的特点，由于一些软件公司开发能力存在差距，从而导致档案管理软件整体利用价值不强的情况。一些软件在功能设计方面存在一定程度的缺点，从而导致功能不多及实用性不强等情况尤为明显。

同时，一些花哨的功能繁琐等问题尤为突出。显煞，这些不良因素均会对档案信息化管理的稳健发展受到阻碍。鉴于此，要想档案信息化建设更具有效性，对管理软件进行规范化配置便显得极为重要。

（二）档案管理软件需具备的功能分析

首先，需具备档案信息化数据聚集功能。对于档案信息管理来说，需对所需要的信息进行数据聚集，可充分利用文字信息摘录及电子档案的接收等功能加以完成。同时，对计算机及时进行合理利用，以不同种类数据的内容及特点为依据，构建相应的多媒体数据库，以此确保数据的真实性及有效性。并且，还需要多媒体数据的整合工作进行完善。因为对于种类具有差异化的档案来说，需著录的文件内容也存在差异，因此对于数据库管理系统来说，需要具备延展性及敏捷性等特点。除此之外，数据库在设置方面还需要增多一些必要功能，如删除及修改等功能，以此实现最大化的档案信息数据聚集。

其次，实现档案管理一体化。利用计算机网络，使档案工作流程更安全、高效和快捷。从文件的拟稿、签发，直至最后的分类归档、着录标引，全部通过网络完成，尽可能杜绝失、泄密问题，同时对文件之间的联系性进行保留，以此使文件一次性输入以及多途径输出等得以有效实现，进一步使档案数据资源的利用率得到有效提升。除此之外，还霈避免重复劳动，提高工作效率和质量。

三、落实档案信息化建设的优势

（一）提高效率和准确性

使效率及准确度得到有效提升，我们知道，计算机具备运算速度快及信息存储量大等特点，能够为决策人员提供及时有效的人事资料及相关数据。这样，不但可以使传统抄写形式所造成的失误得以有效避免，而且还能够大大降低档案人员的工作负担，以此实现工作效率及质量的有效提升。

（二）能够使档案的寿命延长

对计算机管理档案加以利用，能够使材料的完整性得到有效保障。通常情况下，在信息输入的时候需使用档案原件，除此之外便很少会与原件接触，这样无疑使档案的寿命得到有效延长。

（三）便于存储，并且有效节省了管理经费

对计算机管理档案加以应用，能够将大量的档案资料放置硬盘及优盘等方面，从而使纸质资源得到有效节约。在传统模式下，要想使档案资料得到有效保存，便需要构建库房，并增加相关管理设备，这样不但增加了经费投入，还增加了人力资源。但是，利用计算机管理，便能够使氧化、霉变等破坏实现有效避免

四、加强档案信息化建设的有效策略探究

（一）对档案信息化人才队伍建设工作进行强化

对于档案信息化建设中的档案工作人员来说，便需要对档案室的各类情况加以了解，并掌握档案业务的发展动向，同时还需要具备管理计算机数据库的能力。对于档案业务部门来说，不但需要对具体业务进行指导，而且还需要指导基层单位档案室的相关工作，以此使档案室的各项工作更具完善性。

（二）对着录格式规范进行统一

以档案业务部门所制定的相关规范标准为依据，着录项目需尽可能保持完整，以此使检索渠道具备多元化的特点。同时，以工作特点为依据，对符合实际的项目进行选录，使具备统一特性的着录格式得以充分落实。

（三）加强档案数据库的建设 无论是经费、人员，还是设置，均需要落实到位，全面进行档案信息化建设，对于在建设过程中所遇到的问题需进行有效解决，投入充足的经费及人员，并配备专用的现代化设备，比如复印机、打印机及专用计算机等，似此为档案信息化建设工作的开展提供强有力的保障。

（四）做好档案数据的安全保密工作

对于档案工作人员来说，需要充分保证数据库的安全性，同时对数据库自身机读目录的保密给予重视。以我国有关涉及网络信息保密工作的法律法规为依据，对档案信息库信息数据保密工作进行强化，尤其是对于公共网档案室等，需对计算机设备及数据磁盘等载体进行强化管理。以相关规范标准为依据，做好物理隔离及严防等措施。

五、档案管理的发展前景

根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》要求，档案信息化建设的总体目标是：以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为企业党政领导、广大工作者和社会提供方便、快捷的利用服务。进一步加快档案信息资源数据库建设，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化。档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。继续推进运用计算机管理档案，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，加快档案目录数据库建设。提高档案检索利用服务质量，各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。积极建设相关的全文数字庠和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询。最终能实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化。

六、结语

随着时代的发展，企业档案管理信息化建设是档案管理发展的必然趋势，档案信息化管理对企业的各项工作都会起到积极的作用，目前企业档案管理工作仍然会面对一些问题，这些仍然需要更多的管理人员继续努力去解决。

总之，我国档案信息化建设工作不是一蹴而就的，它是一项长期的、全面的、系统的工作，这不是单位内一个档案部门的事情，也不是仅仅靠技术投资就能解决的问题，它需要我国各行各业档案相关人员的齐心协力，而且一切以教育为依托。

参考文献：

[1]乐利珍．浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J]．科技风，2008 (24).

[2]王黎平．构建集团企业档案工作的网络化管理平台[J]中国档案，2005．