第２２卷第Ｏ８期 ２０１０年Ｏ８月 农业图书情报学刊 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｌｉｂｒａｒｙ ａｎｄ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｓｃｉｅｎｃｅｓ ｉｎ Ａ ｃｕｌｔｕｒｅ Ｖｏ１．２２．ＮＯ．Ｏ８ Ａｕｇ．２０１０ 科技查新人员在企业查新过程中的指导作用 胡新颖 （深圳市科技图书馆（深圳大学城图书馆），广东深圳５１８０５５） 摘要：科技查新机构会遇到各种类型的企业委托人，查新员应充分发挥主观能动性，做好沟通工作，保证查新报 告高质量完成。分析了查新人员的构成，查新结果的三种接待方式和不同类型的委托人应该怎样应对，目的是为科 研工作的有效开展提供准确的文献参考服务。 关键词：查新人员；科技查新；指导作用 中图分类号：Ｇ２５４．０ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００２—１２４８（２０１０）０８－０３３３－０３ Ｇｕｉｄｉｎｇ－ｒｏｌｅ ｏｆＮｏｖｅｌｔｙ－ｒｅｔｒｉｅｖｉｎｇＰｅｒｓｏｎｎｅｌ ｉｎ Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ Ｓｃｉ－ｔｅｅｈＮｏｖｅｌｔｙＲｅｔｒｉｅｖａｌ ＨＵ Ｘｉｎ．ｙｉｎｇ （Ｓｈｅｎｚｈｅｎ Ｓｃｉｅｎｃｅ ａｎｄ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ Ｌｉｂｒａｒｙ（Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ Ｔｏｗｎ Ｌｉｂｒａｒｙ ｏｆ Ｓｈｅｎｚｈｅｎ），Ｓｈｅｎｚｈｅｎ ５ １ ８０５５，Ｃｈｉｎａ） Ａｂａｒａｅｔ：Ｔｈｅ ｓｃｉ－ｔｅｃｈ ｎｏｖｅｌｙ ｒｅｔｔｒｉｅｖｅ ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ ｗｉｌｌ ｍｅｅｔ ｅａｃｈ ｔｙｐｅ ｔｈｅ ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ ｔｒｕｓｔｅｅ，Ｎｏｖｅｌｙ－ｒｔｅｔｉｒｅｖｉｎｇ ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ ｓｈｏｕｌｄ ｄｉｓｐｌａｙ ｈｅｔ ｓｕｂｊｅｃｔｉｖｅ ｉｎｉｔｉａｔｉｖｅ ｆｕｌｌｙ，ｗｉｌｌ ｃｏｍｐｌｅｔｅ ｔｈｅ ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ ｗｏｒｋ，ｇｕａｒａｎｔｅｅｄ ｈａｔｔ ｒｅｐｏｒｔｅｄ ｗｉｌｌ ｃｏｍｐｌｅｔｅ ｈｉｇｈ ｇｒａｄｅ．Ｔｈｉｓ ａｒｔｉｃｌｅ ａｎａｌｙｚｅｄ ｎｏｖｅｌｙ－ｔｒｅｔｒｉｅｖｉｎｇ ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ’ｓ ｃｏｎｓｔｉｔｕｔｉｏｎ．ｔｈｒｅｅ ｒｅｃｅｐｔｉｏｎ ｗａｙ ｉｎ ｓｃｉ—ｔｅｃｈ ｎｏｖｅｌｙ ｒｅｔｔｒｉｅｖｅ ｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ ａｎｄ ｔｈｅ ｄｉｆｆｅｒｅｎｔ ｔｙｐｅ ｔｒｕｓｔｅｅ ｓｈｏｕｌｄ ｄｅａｌ，ｔｈｅ ｇｏａｌ ｗａｓ ｐｒｏｖｉｄｅｓ ｔｈｅ ａｃｃｕｒａｔｅ ｌｉｔｅｒａｔｕｒｅ ｒｅｆｅｒｒａｌ ｓｅｒｖｉｃｅ ｆｏｒ ｔｈｅ ｓｃｉ— ｅｎｔｉｔｌｅ ｅｆｆｏｒｔ ｅｆｆｅｃｔｉｖｅ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：Ｎｏｖｅｌｔｙ－ｒｅｔｉｅｖｉｒｎｇ ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ；Ｓｃｉ—ｔｅｅｈ ｎｏｖｅｌｙ ｔｒｅｔｒｉｅｖｅ；Ｇｕｉｄｉｎｇ・ｒｏｌｅ １９９２年８月， 《科技查新咨询工作管理办法》 作人员Ⅲ。查新员必须是本科（含）以上学历，具有中级 将科技查新定义为通过检索手段。运用综合分析和对 比等方法，为科研立项、成果、专利、发明等评价提 （含）以上专业技术职称，有一定的外语和计算机水 供科学依据的一种情报咨询服务形式。经过１９９３年、 平，接受过国家有关查新的正规培训。具备从事查新 １９９４年两次修改后，２０００年国家科技部的《科技查 的资格和良好的职业道德，有两年以上与查新相关的 新规范》中重新规定科技查新的定义为：查新是指查 工作经历．具有相关专业知识并具备较宽的知识覆盖 新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科 面，熟悉查新判断、分析的原则与要点，能对收集到 学技术内容，按照《科技查新规范》操作，并做出结 的相关文献进行分析、整理与综合提炼。负责查新全 论。可以看出。查新委托人是查新工作开展的前提条 部过程并书写、出具查新报告。查新审核员，简称审 件，没有委托人提供的关于查新项目的必要科技要点 核员，除了要符合以上要求外，应具有高级专业技术 和准确的查新点，查新工作就无从开展。当面对的是 职称，有较高的外语和计算机水平．有三年以上与查 并不了解“为什么要进行查新”． “什么是查新”的 新相关的工作经历，具有丰富的相关专业知识和宽阔 企业委托人时，查新人员的指导作用就显得很重要。 的知识覆盖面，熟悉查新工作。在查新员初步完成查 新报告后，由审核员审核此项查新工作是否规范，并 １查新人员 向查新员提出审核意见。 其他工作人员包括查新咨询专家和查新接待员。 根据《科技查新规范》中的定义，查新人员是指 参与查新工作的人员，包括查新员、审核员及其他工 查新咨询专家是由查新机构聘请的．与查新项目无利 收稿日期：２０１０—０２—２５ 作者简介：胡新颖（１９７９．），女，２００２年毕业于北京大学医学部药学院天然药物化学系（硕士），助理馆员，深圳大学城图书馆（深圳市科技 图书馆）。 农业图书情报学刊：人力资源 第２２卷 害关系的人员，目的在于提高查新质量。要求专家对 这种接待方式也有不足之处．特别是当接待员不 查新项目所属专业有较丰富的理论知识和实践经验． 是专业人员的时候，会由于专业知识有限．再遇上复 熟悉国内外该领域科学技术发展的状况．在该领域具・ 杂的查新项目，由接待员向查新员转述反而不如由专 有一定的权威性。查新项目课题组成员、查新项目课 业查新员与委托人直接交流更合理、有效。 题下达单位或课题委托单位的工作人员、成果转让 ２．３集中一分散式接待 方、使用方的工作人员不能担任咨询专家。查新接待 集中．分散式接待方式就是以集中接待方式为 员专门负责查新项目的接待工作，然后将项目分配给 主，而对于专业性非常强或复杂程度非常高．或者接 具体的查新工作人员。接待员要求有较好的耐心和综 待员理解起来有困难的项目则采用分散接待，即由相 合素质，能较快地理解委托人对项目的解释并抓住重 关专业的查新员与委托人就项目内容直接进行交流。 点，有一定查新经验，熟悉整个查新程序和要求，能 够就委托人提出的关于查新方面的问题给予准确细致 的解释和有效的协调以及对查新项目分配的优化 查 新机构可设专职的接待员，也可由查新员或审核员直 接承担接待工作。 ２查新接待方式 接待是查新工作的第一步，目的是要明确查新项 目的内容，主要是确定查新点。一般查新机构的接待 方式有三种：分散式接待，集中式接待，集中——分 散式接待。 ２．１分散式接待 不设专职接待员，由查新员各自接受查新委托， 与委托人就查新内容进行交流．进而开展检索工作。 由于查询员与委托人可以进行直接充分的交流，没有 中间环节，有利于查新员快速、准确地掌握技术要点 与查新点等技术内容，从而为文献检索及查新报告的 撰写打下良好的基础。 但是这种接待方式可能给委托人，尤其是轻视查 新重要性的用户留下管理不规范的印象．产生不能充 分配合查新员工作的情况。而且当查新员正在做项目 的时候分出精力接待新项目，会打断前一个项目的思 路，影响新项目信息的吸收．从而妨碍工作效率的提 高。这种接待方式适用于查新项目较少的时期，随着 项目数量的增大，分散式接待方式的弊端越来越明 显。 ２．２集中式接待 设立专职查新接待员．接到查新项目后，根据项 目的具体情况，结合各查新员的工作安排，将项目分 配给适当的查新员。这种接待方式具有管理规范有 序、工作效率高的优点。集中式接待方式减轻了查新 员的事务性工作量，保证了检索思路的连贯性，项目 分配有利于做到综合考虑查新员的专业背景、工作强 度及项目难易程度等因素。 也可设置由专业人员兼职担任的接待员．与分散 式接待不同的是由固定的一个经验丰富的查新员或审 核员兼职接待员。即可避免影响查新员的工作效率， 又有可发挥接待员的经验特长，充分与委托人交流理 解所接项目，很好的转交给具体负责的查新员。接待 员丰富的专业知识也可以提高委托人的查新信心。 在查新项目数量很大的查新机构中，这种接待方 式综合了集中式接待和分散式接待的长处，优势互 补，使接待工作更合理、更高效、更规范、更流畅。 ３有针对性的接待 查新委托人主要可分为两类，一是高校或研究机 构的科研人员，二是企业的研发人员。高校或研究机 构的委托人一般是科研项目的主要负责人．有一定的 检索基础并且大部分在查新前已经做了一些文献调研 工作，能够一步到位的提供查新项目的科技要点和准 确的查新点，为查新的文献检索奠定良好的基础．保 证查新能够顺利进行。企业委托人由于对查新的重要 性认识不足，或提出的查新点不能切中重点，或对查 新机构不能开诚布公等原因，往往使得沟通不顺利， 妨碍查新工作的顺利开展。因此，针对不同的企业委 托人．查新人员要积极与委托人进行有效的沟通和互 动，以保证查新工作能高质量的按时完成。 ３．１让轻视型委托人重视起来 我们的查新站曾经接到过一些企业委托人打来电 话，咨询什么是科技查新。这些企业在立项或申请资 金递交材料的时候．当地的科技主管部门按照规定要 求其必须提交查新报告，而企业往往并不了解什么是 查新，甚至认为只是例行公事，到有关部门盖章，拿 回一纸证明而已 这种轻视的心态也引发一系列负面 效应：由公司对查新项目知之甚少的行政人员填写查 新合同．科技要点写的都是一些华而不实的“广告 语”．查新点也是由“性能好”、 “产品新”、 “高效” 之类的形容词堆砌的，检索词不准确。面对这样一份 第８期 胡新颖：科技查新人员在企业查新过程中的指导作用 ３３５ 委托单，查新工作是无法开展的。此时接待人员就要 行从整体到细节的全面描述与解析。这就需要委托人 发挥作用使委托人正确认识、对待查新。 提供对关键技术创新点的精确描述。例如一个关于环 首先要强调应由公司的技术人员填写委托单。并 保节能产品的查新项目，委托人提供了１３个查新点， 向其解释查新基础知识，耐心的解释委托单上应该填 经与委托人反复沟通。确认这１３个查新点包含的是 写的内容．特别要强调科技要点和查新点填写的重要 两个产品的特性．去掉附带产品后仍然有ｌ１个查新 性．但是“最新”、 “世界首创”等结论性语句一定 点．如果按照这些“ＸＸＸ的生产工艺”、 “ＸＸＸ的 不能出现。通过科技要点的归纳总结，对相关同类研 自动控制技术”、 “可大面积进行生产”等描述，这 究的技术水平进行分析，突出课题的闪光点，可能会 个项目肯定是没有什么新颖性的。查新员以初步检索 让他们对自己的课题有新的认识。值得一提的是，通 结果为依据，与委托人沟通了三天．一点一点挖掘技 过查新员的全面文献检索．还可以为委托企业提供其 术细节。终于把查新点确定为２个，其中一点就是该 难以获得的丰富的相关研究的文献资料。 ３．２查新报告不是一蹴而就的 一公司具体可生产的产品面积，最后完成了让委托人满 意的查新报告。 般需要查新的项目提交资料都是有时间 此外，委托人提供的关键性检索词应当是专业性 的，因此查新站时时会遇到一些火烧眉毛的委托人． 术语和通用的常用表述，而不能用自己创造的词。查 委托人会要求在最短的时间内拿到查新报告。甚至上 新员也要辨证的对待委托人提供的资料。根据项目的 午委托下午就要报告。 科技要点做出自己的判断，而不是盲目的做出无相关 查新机构作为为科研立项、科研成果鉴定、科技 检索结果的结论。 奖励评审等提供情报评估的服务性机构，按规定只有 在委托人不能提供明确的查新点或科技要点的时候可 ４结束语 拒绝查新委托。但是时间过紧的情况下完成的报告很 每一个查新课题对查新员来说都是一次知识的积 难保证质量。面对这种情况，查新员首先要向委托人 累过程，通过各个查新项目的经验，查新人员的沟通 强调查新是需要时间的，仓促完成的报告对双方都是 能力、对查新项目创新点的把握、领悟能力，对文献 不负责任的，委托项目要提前做准备。 ３．３委托人要开诚布公 的分析判读能力以及专业外语的阅读能力都得到了锻 炼和提高，同时也加深了对不同学科专业知识的了 委托项目为新技术或新产品时．委托人会有隐瞒 解。企业特别是中小型企业在科研过程中获得全面的 心理，担心技术创新点会泄露，产品会被人仿冒。查 文献资源一般比较困难．通过查新可能会获得一些之 新员应使委托人明白这种担心是不必要的。并且，委 前没有获得的资料，通过查新员反复追问项目的创新 托人对关键技术创新点的含糊其辞，对查新项目的准 点，也可能使委托人发现自己之前可能没意识到的项 确性和针对性有很大的影响。查新机构和查新员在国 目“闪亮点”。更重要的是，对查新工作的深人了解 家各项法律法规和规章制度的规范与约束监督下接受 使委托人对今后的科研选题、申报立项中的一些技巧 委托，提供服务，对查新项目所有相关的知识产权、 也会有所启发。总之，查新员与查新委托人开诚布 科技成果均负有保密的义务和责任。在职业道德和严 公，充分的沟通，彼此都会有收益，相互学习相互提 密的规章制度双重制约下，查新机构及查新员在为委 高。 托人提供服务的过程中，不会向除委托人（机构）、 查新机构和法律法规允许的第三方以外的任何人泄露 参考文献：ｌ】谢新洲，滕跃主编．科技查新手册．北京：科学技术文献ｍ版社， 项目的科学技术秘密和查新结论。只有在委托人的充 【分信任和密切配合下，提供准确的技术创新点，查新 翔实并且满足委托人要求的查新报告。 ３．４查新点要精确也要通俗 ２００４． ２】仇琛，邵诚敏，等．谈查新工作中查新员与查新委托人的合作． 员才能有充分的依据与线索，据此提供全面、准确、 ［山东图书馆季刊，２００５，（１）：５１—５３． ［３】包逸萍．浅谈科技查新接待方式．甘肃科技，２００６，２２（６）： ２０３．２０５． 查新报告的优劣．最重要的体现是如何准确详尽 要反映出这种特质，则需要对科研成果和技术创新进 ４】崔淑贤，金奎文．不同群体对科技查新认识不足的分析．农业 地反映出委托人的科研成果和技术创新的新颖性。而 ［图书情报学刊，２００５，１７（１０）：８１－８５．
