物品采购领用管理制度

物品采购领用管理制度

一、总则

为保障公司生产经营活动所需物品的正常供应，确保采购质量，降低采购成本，提高采购效率，防范采购过程中的舞弊行为，特制定本管理制度。

本制度适用于对外采购与经营有关的原材料、消耗品、劳保用品、办公用品的采购。

二、职责权限

1、王总负责采购管理制度的审批；2、经营性材料、配件等由售后服务部备品库计划员采购；其他消耗品，劳保用品、办公用品的采购由行政部负责采购；广宣物料由市场部拟定采购计划采购。

三、采购原则

1、一致性原则

采购人员定购的物品必须与计划申请单所列要求、规格型号、数量一致。在市场条件不能满足、请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件和实际需求不能完全一致，经审核后可进行调整。

2、优质低价原则

同等质量和服务条件下，应选价位较低者 3、廉洁原则

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。 4、量入为出的原则

原则上其他消耗品，劳保用品、办公用品的采购要量出而入，小批量备货，以免造成积压，对非重复性耗材和原材料要在当期维修结束后立即退货，严禁积压。

5、信息化”原则

为提升效率及环保办公，公司推行信息化办公，公司的采购全部流程均在钉钉APP系统上进行申请及审批。

四、采购报销流程

申 请 人 钉 钉 发 部门经理审核 王总审核 张总审核 起请购单

厂家要求物料

样 市 场 部 发 起 物

王 总 审

抄

送 稿 料请购单

核

行政

公司活动物料

行政选定制作

物 料 送

采

购 制作

商制作 到

无孟会计签 字不能支付

关键控制

行 政 检 验 入 库制入库单

孟 会 计 审

填报销凭证、制单（入库

出纳报账

核签字

单、清单、）

使用部门领料单

安装使用，行政验收

领料

1、采购申请

物品需求部门根据生产或经营的实际需要，在钉钉系统填写《通用审批单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。如有参考供应商，应注明店铺名称、联系人、及电话。

2、询价比价议价

（1）每一种物品（物资）原则上需3家以上的供应商进行报价，应急购买的物品除外。

（2）行政部接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询比价报告，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，各条件相同时，按低价原则进行采购。

（3）市场部采购物料须有3家以上制作商参与，采购的物料需注明材质，尺寸、数量和制作说明

3、验收入库

（1）采购物品到公司后，属经营性材料、配件等物品、非经营性消耗品、大宗劳保用品等需求部门验收，经库管验收合格后，库管员在元动管理软件内入库单进行记录，按流程办理入库手续。如验收不合格的，当场退货给供应商。

（2）市场部广宣物料制作需指定制作商 3 家以上，每季度结账 1 次。物料制作完成后由制作商送达公司，行政

部凭市场部物料请购单验货，验收合格后方可入库，并签发入库单；执行人员凭领料单领料安装；安装完成后，行政部会同市场部对安装情况进行验收。行政部每季度凭入库单、请批单汇总后报财务，由财务按流程和各制作商结账。

4、报销：

采购人员需凭、采购清单，入库单、填写费用报销单，注明钉钉审批单号，经财务孟会计审核签字，出纳方可给予报销。原则采购物品入库 3 日内必须报账。

五、物品领用

（1）所有其他消耗品，劳保用品、办公用品（礼品除外）等采购后出库须有使用部门出具领料单，部门经理签字到行政仓库领用，行政部需对各种非紧急性耗材和办公用品登记造册，分析消耗曲线，节能降耗，节约成本。礼品领用需要有王总签字。先期没有记账的各种物资经盘库后一次性理顺，补齐出库和领用单据。

（2）对于超过 100 元价值的物品领用单需要有总经理签字。

（3）行政部对纯净水、招待用食材要按照客户批次设定领用警戒线，超过警戒线领用须有总经理签批。

六、库存分析

（1）原则上其他消耗品，劳保用品、办公用品的采购量出而入，小批量备货，以免造成积压，对非重复性耗材和原材料要在当期维修结束后立即退货，严禁积压；行政仓库每月盘库一次，对多余的备品及时作出退货处理；如因工作失误造成的积压物品超过 3 个月的损失由行政库管理人员负责。

（2）鉴于行政备品的复杂性，所有非常用备品如：空压机滤芯、烤漆房过滤棉等要在显著位置贴标签

（3）对于行政仓库盘库产生的空缺由行政仓库管理人员负责赔偿。

（4）配件库采购的配件原则以A类、B类为主，对于非长安车型配件必须以A类配件为主，其他采购错误、型号不对、汽车修理完工后剩余配件必须于次日退货，否则造成的库存损失由备品部主管全款赔偿。

本制度自发布之日起开始执行。

起草：行政部巩义市鑫辰汽车贸易有限公司

2018.07.02

抄送：张总

审核：王总