建设监理档案编制与管理

Ｐｒ　ｅｃｔ￣ａｎａｇｅｍｅｎｔ　建设监理　２００２年第２期　建设监理档案编制－＝５麓理　曹永忠　郭立明　（大连保税区建设监理有限公司，辽宁大连１１　６６００）　摘　要：夼绍大连保税区监理公司通过公司人员的共同努力，逐步摸索出监理档案的收集、编制，整理　管理的路子　使监理档案编制管理工作走上正规他　规范化，嫩机管理化轨道的做法，　关键词：建设监理；档案编制；管理　大连保税区建设监理公司自成立以来，己走过丁八个春　正步入正规化　规范化的轨道，公司领导采取了以下几十方　面的措旄：一是设立监理档案专职管理人员。积极参加市站　组织的档案管理员培训活动，并采取走出去、请进来的方　法，学习和借鉴兄弟监理单位档案编制与管理的先进经验，　组织总监培训，建立监理编制、总监检查、公司审核三级　负责制，促进公司监理档案编制与管理工作的正常开展　二　是制定严格的档案编制和管理标准。如对监理日记，要求记　录人员认真记录当日施工部位、工序进度、质量和出现过的　问题、发生过的事件以及处理过程、处理结果，整理内业　都详细认真的记录。对监理过程中的档案和资料，要求达到　见档如见人，见档如见物，见档如见证的标准。做到收集　及时，编制系统全面，完整真实，管理分类有序，克服过　去那种　平时不着急，竣工之前搞突击”的不正确做法，　保证了监理档案从编制到管理有序的进行。三是进行严格的　检查考评。从２００１年开始组成由公司领导、档案员、项目　总监参加的考评小组，每月对各项目组、各项工程施工过程　中的监理档案编制情况进行全面的考评，发现问题随时纠　正，并给予指导性的帮助，通过考评促进了监理档案编制的　正规化建设。同时公司还要求工程竣工时写出监理工作总　结，对停工的工程也要写出阶段性总结　并擞到验收前档　案资料的不全，档案员不签字　该项目工程不许验收，各　项目组的监理档案未整理完整，不允许上交公司档案室，还　将档案编制的好坏与十人经济利益挂勾，从而大大提高了监　理档案编制质量。四是加强档案室的硬件建设。公司投资几　万元，为档案室购置了档案柜、资料柜、档案盒（夹）、　计算机、复印机、装订机，使档案管理形象上了一十新台　阶。　秋，在公司发展建设的过程中，始终把监理档案的编制与管　理作为公司的一项重要内容来抓。近几年束我公司负责监理　的工程项目，如盘州金华大酒店工程　开发区青捂小区住宅　楼工程、出口加工区…、二号标准厂房工程、东财大教学　基地４号楼工程、金州站前Ｄ区高层住宅楼工程等被省市评　为优质工程。先后被地区质监理部门誉为　放心监理”、　信得过监理”，评为综合考评第一名。通过全公司人员的　共同努力，也逐步摸索出监理档案的收集、编制、整理、　装订、管理的路子，使公司的监理档案编制管理工作逐步走　上向正规化、规范化、微机管理化的轨道。现将我们的基　本做法叙述如下：　１　不断学习、不断提高对建设监理档案编制与管理工作重　要性的认识　监理档案从无到有，对监理档案编制与管理工　作重要性的认识也是经过不断学习才不断加深的。公司初期　没有专职的档案管理人员，对监理档案编制内容程序不熟　悉，管理层次不分，责任不明确，工作有反复，也走过一　段弯路。通过对《中华人民共和国档案法》、省市关于《建　设工程监理档案编制规程》实旄细则，监理规范等文件的学　，使全体人员认识到，建设工程监理档案是工程建设过程　的记实资料　是参加工程建设的业主、勘察、设计、旄　工、监理单位以及建筑材料构配件、设备生产供应单位之间　分清责任、解决纠纷的重要依据，是评定工程质量、合理　结算工程价款、工程竣工验收备案的必备资料。监理档案是　通过一系列的监理活动中直接彤成的具有一定保存价值的文　件、信函、监理通知、监理日记、监理月报，工程重要　会议文件、纪要，工程合同、照片等不同形式的载体。这　些载体在工程建设中及工程竣工后，对本工程建设及运行管　３在监理档案编制过程中应把握好重点环节　通过对出口加　工区一号标准厂房工程监理档案的编制过程，使我们体会到　编制一份合格的监理档案，必须把握好Ｅ｜下几个环节：　（１）应为监理人员准备必要的文件和资料。监理档案　的编制是实实在在的工程建设中的记实资料，既有标准也有　要求，而不是的个人行为　因此要求档案必颁真实准　确，项目齐全。要做到这一点，首先监理人员必须学习和　——理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。因此编制好监　理档案是每一位监理人员应尽的职责，是向社会向业主负责　的其体体现。加强监理档案管理是监理单位管理工作的重要　内容，是正规化、规范化管理的重要标志　２　领导重视、严格标准、加强管理　一十单位管理工作的　好坏，领导是关键　为了使公司监理档案编制与管理工作真　５９——　维普资讯 http://www.cqvip.com

建设监理２００２年第２期　熟知有关文件和资料，掌握档案编制的标准，明确档案编制　力度。我们的做法有三点：　一是在第一次工地例会上，把　的要求。为把握好这　环节，公司做了三方面的工作：一　按时下选监理通知书和及时收集旖工中的档案资料作为一项　是国家《建设工程监理规范》下发后．公司及时印发绐每　重要内容，明确责任，并在每周例会上讲评档案的收集情　位监理人员，为督促大家学习，公司还出题进行了考试，　况。二是按专业分别抓落实，明确时间，保证重要的档案　为熟§ｕ监理规范起到了促进的作用。二是大连市建委关于　按时收集到位。三是给予必要的帮助指导，提供咨询服务，　《建设工程监理档案编制规程》实施细则下发后，公司编写　及时为其办理签字盖章手续。　了建设工程监理档案编制规程Ａ、Ｂ　Ｃ表使用方法，井制　（３）把好每份监理档案的编制质量。监理档案是日积　定了标准化档案管理办法，使监理档案编制工作既有指导方　月累才形成的，把好了每份档案资料的质量关，这个项目的　法，又有检查标准，保证了监理档案编制的质量。三是购　监理档案质量就有良好的基础。监理档案分甲类挡案和乙类　置了多种专业施工、验收、质量检测标准的专业书籍，供　档案，而每种档案又由规定的资料组成。为把好犏制过程的　监理人员借阅：建设工程标准强制性条文下发后．公司及时　质量若，公司下发了具体要求和格式，如监理日记，我们　购买并Ｆ发给各位监理人员　从而使得在进行工程质量检　Ｆ发了监理日记记录要求，还特地强调每位监理人员每周向　测、竣工验收、档案编制过程中能够做到按标准说话、按　总监变一份监理周报。对监理月报内窖格式、上报时间有明　条文办事，增强了档寨编制工作的真实性　确的规定。对工地倒会，要求及时犏写会议纪要；对监理　（２）加大施工过程中监理档案收集的力度　一份完整　通知等各种＾、Ｂ、Ｃ表的使用都做到签发有依据、认可有　的监理档案需要业主、承包单像、监理单位共同努力才能实　标准，及时收集及时整理，保证了监理档案按工程形象进度　现。然而在实际１＝作中往往不是这样，有的工程纯属“三　编制归档，不拖不欠，使监理档案的完整性得至　有效控制　边”工程，各种管理资料不能按时到位：各种捡测复试报　告也由于种种原因不能按时返回，有的施工单位没有专职档　文章编号：１００７—４１０４（２Ｑ０２）０２—０５９一Ｑ２　案员，有的根本不会做施工档案，给监理人员的档案编制工　收稿日斯：２００　２一Ｏ卜１　６　作带来较大难度，困此必须加大施工过程中监理档案收集的　作者单位地址：大连开发区倚山里ｌ１　楼ｌ　５９—４号　（上接第５　８页）　当费用索赔事件发生后，监理工程师也应及时收集有关　（１）及时收集，力求齐全。随时掌握材料进场　证据，协助业主处理索赔事件，以免造成视为默认，　情况和工程进度，每进场一种材料，按要求作必要的　同时认真填写“赞用索赔审批表　Ｂ６，并归档．　测试，并且充分利用现场例会收集资料。资料员难以　６３）归纳分类，条理清楚。对已收集齐全并确认符合要　解决的问题，要向总监汇报，取得支持。必要时，可　求的同一类单项资料．应按一定次序编排整齐，填写好汇总　以签发书面联系单，以引起有关方面及人员莺视　对　表，打印出分类封皮，以各装订成册。需要分析计算的，还应　已收到的文件、资料要做好纪录，妥善保管，以防丢　按要求做好计算，井将计算式放入适当位置。同时要装订规　失或损坏。　范，便于存查，编制成册的资料尚应由企业法＾代表或总工程　（２）仔细核查，不留隐患。＝　要核查资料的内　师签字，并应加盖企业的公章　容是否齐全，所反映的情况是否符合工程实际，结论是否　工程监理资料从其产生、管理、使用过程都具有明显的　正确等。对检查中发现的问题应按规定的程序正确处理。　信息性。随着计算机的普遍应用，工程施工监理资料必须实现　如：有的合格证复印件没有加盖经销单位公章的，可让施　计算机收集、储存、加工、管理和开发应用，这是工程监理资　工承包单位到经销单位补办，从实验报告中发现混撮土　料实现快速、高效利用的根本手段。开发和研究工程监理资料　信息储存、加工、处理、分析的使用软件，是计算机这一现代　或砂浆强度等达不到设计要求时，应立即向技术负责人　化手段用于工程监理资料整编及管理的前提条件，也是工程　汇报，待经过处理选到设计要求后，将设计、施工、监理　监理技术资料为社会化服务和现代化服务的基奉要求。工程　单位等三方共同研究的处理方案　施工单位的处理纪录，　监理资料的整编与管理和计算机技术信息化相结合，是发展　权威性部门的检测报告等作为补充文件归入整编资料中；　工程监理资料整编与管理的必由之路　有条件的单位应使用　发现承包单位的实际进度滞后于计划进度，应作好记录　计算机进行监理资料的整编与管理。只有这样．才能早日宴　并分析原因，属于承包单位原因引起的，应及时发出　现工程监理资料编制管理现代仡．真正体现监理资料的价　监理工程师通知单Ｂ　ｌ，要求其拿出加快工程进度措施及　值。　时调整施工方案和施工方法确保进度；非属于承包单位　的原因引起的进度延期．监理工程师应及时对承包单位　文章编号：１　００７—４ｌ０４（２Ｏ０２）０２—０５　７—０３　“工程临时延期申请表”Ａ　７用对应的Ｂ　４表进行审批，　收稿日期：２００ｌ一０７—２３　及时归入整编资料中，以免给业主造成不必要的损失。　作者联系地址：西安安中路１６　１号长安大学小寨校区２４７　信箱　６０——