一 秘｝书ｉ苑 对《党政机关公文格式》中有关问题 的思考与商榷 ■范铮 摘要：国家标准《党政机关公文格式》（ＧＢ／Ｔ ９７０４－２０１２）对推进党政机关公文处理科学化、制度化、规范化发挥着重要作用， 该标准与《国家行政机关公文格式》（ＧＢ／Ｔ ９７０４－１ ９９９）相比，更为科学准确、逻辑严密、简洁明了、通俗易懂。但笔者认为标准 部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操作性不强的地方，尚需进～步完善。 关键词：国家标准：公文格式：修订 Ａｂｓｔｒａｃｔ： Ｌａｙｏｕｔ ｆｏｒ ｏｆｆｉｃｉａｌ ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｏｆ Ｐａｒｔｙ ａｎｄ ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ ｏｒｇａｎｓ”ｐｌａｙｓ ａｎ ｉｍｐｏｒｔａｎｔ ｒｏｌｅ ｉｎ ｓｃｉｅｎｔｉｆｉｃ， ｓｙｓｔｅｍａｔｉｃ ａｎｄ ｓｔａｎｄａｒｄ ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ ｆｏｒ Ｄａｒｔｙ ａｎｄ ｇｏｖｅｒｎｍｅｎｔ Ｏｒｇａｎｓ．Ｃｏｍｐａｒｅｄ ｗｉｔｈ “Ｌａｙｏｕｔ ｆｏｒ Ｏ仟ｉｃｉａｌ ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｏｆ ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ”．ｔｈｉｓ ｓｔａｎｄａｒｄ ｉｓ ｍｏｒｅ ｓｃｉｅｎｔｉｆｉｃ ａｃｃｕｒａｔｅ，ｌｏｇｉｃａｌ，ｂｒｉｅｆ，ａｎｄ ｅａｓｙ ｔｏ ｕｎｄｅｒｓｔａｎｄ． Ｂｕｔ ｔｈｅ ａｕｔｈｏｒ ｃｏｎｓｉｄｅｒｓ ｔｈａｔ ｓｏｍｅ ｉｔｅｍｓ ｏｆ ｔｈｅ ｓｔａｎｄａｒｄ ａｒｅ ｓｔｉｌｌ ｎｏｔ ａｃｃｕｒａｔｅ，ｎｏｔ ｒｉｇｏｒｏｕｓ，ｎｏｔ ｓｉｍｐｌｅ ａｎｄ ｌａｃｋ ｏｆ ｍａｎｅｕＶｅｒａｂｉＩｉｔｙ．Ｔｈｅ ａｕｔｈｏｒ ｈｏｐｅｓ ｔｏ ｇｅｔ ｔｉｍｅｌｙ ｒｅｖｉｓｉｏｎ． Ｋｅｙｗｏｒｄｓ：Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｓｔａｎｄａｒｄ；Ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｆｏｒｍａｔ：Ｒｅｖｉｓｉｏｎ 为适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理科 学化、制度化、规范化，２０１２年４月１６日和 国长度的法定计量单位。按照《中华人民共和国计量法》 规定， “非法定计量单位必须废除”；１９９０￣ｒ－Ｓ月２５日国家 技术监督局令第ｌ４号颁布的《计量违法行为处罚细则》规 联合发布了《党政机关公文处理工作条例》 （以下简称《条例》），并于２０１２年７月１日起正式实施。 定： “出版物使用非法定计量单位的，责令其停止销售， 可并处一千元以下罚款。”《党政机关公文格式》国家标 准是一种技术规范，并且标准文本是公开的出版物，理应 遵守国家相应法律法规要求。因此，建议将“３．１字”的定 《条例》规定： “公文的版式按照《党政机关公文格式》 国家标准执行。”［１】适应《条例》的规定要求， 和对国家标准《国家行政机关公文格 式》（ＧＢ／Ｔ ９７０４—１９９９）进行了修订，形成了现行国家标 准《党政机关公文格式》（ＧＢ／Ｔ ９７０４—２０１２），于２０１２年６ 月２９日经国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委 员会批准发布，２０１２年７月１日起正式实施。 新标准在标准名称、适用范围、标准结构、公文装订 义改为“标示公文中横向距离的单位”， “３．２行”的定义 改为“标示公文中纵向距离的单位”。 １．２应补充“发文字号”编排位置的特殊情况。 “７．２．５ 发文字号”规定： “编排在发文机关标志下空两行位置， 居中排布。”建议在后面加上“特定情况可以作适当调 整”的表述。因为同样这一条目规定，“上行文的发文 要求、公文格式要素及编排、特定公文格式编排等方面进 行了修订，使标准内容更为科学准确、逻辑严密、简洁明 了、通俗易懂。但笔者在对该标准的应用过程中，发现标 字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一 行”，如果出现三个以上签发人的情况，签发人需要排两 行以上，这样，为满足“与最后一个签发人姓名处在同一 行”的要求，发文字号就需要再做调整。 准部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操 作性不强的地方，现提出来与大家一起探讨。 １．３应修改“标题”的排列方式。“７．３．１标题”中规 １从标准的准确性考量 １．１应修订“３．１字”、 ”３．２行”的定义。“３．１字”的 定义为“标示公文中横向距离的长度单位”， “３．２行” 的定义为“标示公文中纵向距离的长度单位”，根据该标 准“规范性引用文件”中的“ＧＢ ３１００国际单位制及其应 用”，长度的国际单位制为ｍ、ｋｍ、ｃｍ、ｍｉｌｌ、 ｍ、ｎｍ、 定： “标题排列应当使用梯形或菱形。”百度百科对“菱 形”的定义是： “在同一平面内，有一组邻边相等的平 行四边形是菱形。”【２】菱形标题要求上下对称，而实际 应用中经常会出现标题上下不对称的情况。按照百度百 科对“纺锤形”的定义， “一条对称轴的四边形称做纺 锤形”，【３】故“标题排列使用梯形或纺锤形”比较符合实 际。 ｐｍ、ｆｍ，以上是我国长度的法定计量单位，而标示公文中 横向距离的“字”和标示公文中纵向距离的“行”不是我 ７２ 档案管理 总第２１５期 １．４应将“抄遍 Ｌ关”移至“主体”，主送机ｌ关名称过 多时移至版记上方。《条例》规定， “抄送机关指除主 送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关”。【４］抄送 机关与作为公文主要受理机关的主送机关不同，可以认为 是需要执行或知晓公文内容的“次要”受理机关，故将这 一条目从“７．４版记”中分离出来，列入“７．３主体”比较恰 当。抄送机关在公文格式中的位置，可以表述为“编排在 版记之上一行，上加一条分隔线”。当出现７．３．２中提到的 “主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文”的情况 时， “应当把主送机关移至版记之上，上加一条分隔线。 既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送 机关之上一行，之间不加分隔线”。这样，就明确了主送 机关、抄送机关都是公文“主体”的一部分，避免出现 “将主送机关移至版记”后，不易确定主送机关是作为公 文主体，还是作为版记内容的情况。 １．５应将附注编排在成文日期下二行。标准规定：“如 有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。” 如果附注内容较长，会出现附注到成文日期下方的情况， 这样加盖印章时，印章有可能会盖到附注内容，影响公文 的阅读及公文版面的美观。 ２从标准的严密性考量 ２．１应修订字号的数字用法。按照国家标准《出版物上 的数字用法》（ＧＢ／Ｔ １５８３５—２０１ １）规定，选用汉字数字的 情形包括“已定型的含汉字数字的词语”［５】。在常用的文 字处理软件ＷＰＳ和ＷＯＲＤ中，字号没有“２号字”、 “３号 字”、“４号字”，只有“二号字”、“三号字”、“四号 字”，可见用汉字数字作为字号属于已定型的用法。而在 以上软件中，汉字数字与阿拉伯数字表示的字号大小明显 不同，如“五号字”比“５ｇ－字”要大得多。所以，笔者 认为，在《国家行政机关公文格式》国家标准中，字号选 用不适用“选用阿拉伯数字与汉字数字均可”【６】的情形， “３号汉字”、 “３号仿宋”、 “３号阿拉伯数字”、 “３号 黑体”、“３ｇ－楷体”、“２ｇ－小标宋体”、“４号仿宋”、 “４号半角宋体”字号中的阿拉伯数字“２、３、４”应分别 改为汉字“二、三、四”。 ２．２应进—步明确成文日期标注方式。标准“７．３．５．４成 文Ｅｔ期中的数字”条目规定：“用阿拉伯数字将年、月、 日标全。”在日常应用中，以２０１４年８月２０Ｅｔ为例，除了 规范标注外，常常遇到把成文Ｅｌ期标注成“２０１４．８．２０”、 “２０１４－８－２０”、“２０１４／８／２０”的情况，可以说这三种标 注方式都不违背标准要求，但显然不规范。因此，建议 将“７．３．５．４”条目表述为“成文日期”，内容改为“用 阿拉伯数字将年、月、１５１标全，数字后分别加‘年’、 ‘月’、 ‘日’，年份应标全称，月、１３不编虚位（即１不 编为０１）”。 一ｉ秘ｌ书；苑 ３．１应统一发文机关署名和成文日期编排格式。标准中 发文机关署名和成文日期编排格式有三种不同情况，比较 繁琐。一是加盖印章的公文， “成文日期一般右空四字编 排”，“以成文日期为准居中编排发文机关署名”；二是 不加盖印章的公文， “在正文（或附件说明）下空一行右 空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成 文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期 长于发文机关署名，应当使成文Ｅｌ期右空二字编排，并相 应增加发文机关署名右空字数”；三是加盖签发人签名章 的公文， “在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖 签发人签名章”， “在签发人签名章下空一行右空四字编 排成文Ｅｔ期”。从公文的简洁性考虑，笔者建议统一规定 “一般成文日期右空四字，发文机关署名或签发人签名章 以成文日期为准居中编排”即可。 ３．２应简化印发日期的标注方法。标准“７．４．３印发机 关和印发日期”中，印发Ｅｔ期标注“用阿拉伯数字将年、 月、日标全，数字后分别加‘年’、 ‘月’、 ‘１３’，年 份应标全称，月、Ｅｔ不编虚位（即１不编为Ｏ１）”。以上 表述与成文日期标注相同，建议简化为“印发日期右空一 字，标注方法与成文Ｅｔ期相同，后加‘印发’二字”。 ３＿３应明确信函格式不加版记。标准规定：信函格式 “版记不加印发机关和印发Ｅｔ期、分隔线，位于公文最后 一面版心内最下方”。按照本文上述观点，主送机关和抄 送机关属于公文主体部分，不是版记内容，如果“版记不 加印发机关和印发日期、分隔线”，那么可以简化为“信 函格式不加版记”。 ４从标准的通俗性考量 应修订标准中的出版业专业用语。标准中有大量出 版业专业术语，如“天头”、“订口”、“钉锯”、“书 脊”、“切口”，等等，虽然标准对“天头”、“订口” 分别加了注解“上白边”和“左白边”，但对其他词汇未 做注解。由于该标准的应用对象主要是党政机关工作人 员，不是出版业的专业人士，对这些词汇理解困难会给实 际操作造成一定的不便，建议改用通俗易懂的词语。 ５从标准的操作性考量 ５．１应明确”发文机关标志”中加不加“文件”二字的 具体情形。 “７．２－４发文机关标志”中有发文机关全称或 者规范化简称加“文件”二字的情形，也有不加“文件” 二字的情形，如何操作？建议明确通用公文格式中“下行 文”加“文件”二字，除此之外不加“文件”二字，这样 也涵盖了“１０．１信函格式”中“发文机关标志使用发文机 关全称或者规范化简称”的规定。 ５．２应明确加盖印章公文成文日期的具体位置。标准 规定：加盖印章的公文，“印章端正、居中下压发文机关 署名和成文１３期，使发文机关署名和成文日期居印章中心 偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行 档案管理４／２０１４ 总第２１５期 ７３
