特许事业部内务管理规定及行为规范

联邦特许经营事业部内务管理规定及行为规范

为规范部门人员行为，维护办公室整洁，有效利用公司、部门资源，确保公司、部门财产安全和用电安全,特制定如下管理规定：

一、着装

着装应整洁、得体，符合岗位要求。男性不得穿背心、短裤、拖鞋；女性不得穿拖鞋（包括后跟没有搭带的）、过于暴露的服饰，如低胸衫、吊带衫、超短裙、露脐装等；每天上班时间必须正确佩戴工卡。

二、工作规范

（一）、禁止携带早餐进入办公区或打卡后外出用早餐；上班时间禁止在办公区域吃零食及办公台放零食；禁止在办公室、会议室、接待室吸烟（接待客人除外）及台面放烟灰缸，需要吸烟的同事一律到办公室外，吸完后必须熄灭烟头并放到指定地方，不得随意丢放。

（二）、上班时间应保持办公室安静以确保工作质量，不得大声喧哗、打闹，不能串岗闲聊，不得大声播放音乐以免影响他人工作；不得阅读与工作无关的报刊、杂志、书籍；不得上与工作无关的网页。

（三）、接听电话文明、有礼，电话铃响三声内接听；接听电话首先以“您好，联邦”作问候；电话结束时礼貌道别；话语简明扼要，不得聊天；通话时，声音以保证对方听清楚为宜，以免影响其他同事工作。

办公区域应避免走动中接打电话，需要接听时应就近在不影响他人行走或办公的地方接听。

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工作时间原则上不能接打私人电话，必要时应使用手机，并以不超过五分钟为限。

（四）、参加会议、培训时应将电话置于振动模式，确实需要接听时，应走出会议室接听。

（五）、爱护公物,合理利用部门资源，不得故意损坏或故意浪费。

（六）、重要文件、资料要随时存放，注意保密工作。未经允许，不得随便挪用他人电脑及台面的东西。

（七）、所有人员必须遵守公司的保密条例。对经销商资料、全国销售数据、部门内部管理相关文案、研发中或未对外公布的产品信息等重要事项必须保密，不得以任何方式外泄。

（八）、主动有礼接待到访客人。（任何一位特许员工有责任接待到访客人并通知相关业务人员接待）

（九）、下班离开办公室前必须把各自的电脑等电器电源切断防止事故发生, 把门窗锁好防止失窃。

办公室每天早上7：30由保安部开门，每天晚上11：00由保安部关门，如有特殊情况不能在晚上11：00离开办公室的向行政部申请，由行政部与集团保安部协商。

三、办公室卫生管理

1、为了维护办公室整洁部门成立卫生检查小组，小组的成员为各部门负责人（销售一部总监；销售二部总监；渠道部总监；订单处理组经理；展示组经理；采购部经理；财务部经理；产品营销组经理）及行政部人员，每周星期六17：30进行卫生检查并提出整改建议。行政部每周星期一公布各部门的卫生情况。

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2、各部门负责人对自己部门的卫生情况负有责任，负责该部门每天卫生轮值表的编排、环境卫生清洁的监督等，卫生要求严格按《特许部办公室5S管理标准》执行。

四、会议室、接待室使用管理

1、会议室只能用作会议专用，接待室只能用作接待客人专用，禁止他人用作休息场所或其他非工作范围内的用途。

2、使用会议室、接待室半小时以上的需到行政文员处办理登记手续。

3、使用人员必须对会议室、接待室内设备的合理使用、办公用品的完整性负责，并保证会议室、接待室的整洁，会议结束后,将各自座椅归位,摆放整齐。会议室和接待室的椅子不能随便挪用，如确实需要用，用后一定要放回原处。

4、会议室、接待室的日常管理由行政部负责，并负责监督使用者合理使用设备，确保会议室、接待室环境的美观、整洁。

五、办公设备管理

（一）、办公电脑设备管理

办公电脑设备由使用人管理，使用人须对电脑设备的完整性负责，并负责电脑设备的日常维护及卫生，管理细则如下：

1、严禁个人拆卸电脑主机。

2、严禁个人在电脑内安装非工作标准软件和存放或拷贝其它非本工作岗位相关资料和数据。

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3、不得以任何理由私自更换电脑设备，特殊情况需申报系统管理员或综合部经理批准后才能执行。

4、正常情况不得使用其他同事的账户，特殊情况需报告部门总监。

5、离开电脑时须注销或锁定账户，关闭显示器。下班或长时间离开不需使用时必须关机。

6、使用人必须保持办公电脑设备的整洁。

（二）、打印机/复印机管理

1、实行办公无纸化管理，相关文件、数据资料、信息发布等通过部门OA网共享或内部QQ传递，严禁私自打印相关资料及与工作无关的资料。

2、除印有涉及商业秘密的资料外，所有已使用一面的打印纸应将反面再次使用，不得随意浪费。

3、打印机/复印机耗材由行政部提报申请，由办公室主任审核后统一安排领用。

4、使用时需保持打印机/复印机四周卫生清洁，使用人须把废旧纸张及时清理。

（三）、传真机管理

1、部门实行网络传真，网络传真只适用于传递公司、部门有关文件。

2、向供应商、经销商传递的数据资料、信息等相关文件可通过联邦经销商网、联邦QQ信息发布、邮件等网络媒体进行；如特殊情况需要用网络传真传递据资料、信息等文件需经办公室主任批准。

（四）、电话管理

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1、部门制定固定话费限额标准，每月公布个人实际话费与核定标准的比较，并按季度进行考核。

2、固定电话话费实行部门负责制，个人超额但部门未超额时，由部门提报处理意见；部门超额时，超额部分的30%由部门和个人承担。（详见部门固定话费限额标准明细表）。

3、严禁个人和外来单位人员使用外线电话打私人长途电话，部门会定期对电话清单进行抽检。

4、享受部门手机话费补贴的人员必须每天早上8：30到晚上10：00保持开机状态（坐飞机除外）。

（五）、办公用品管理

1、办公用品的采购，特许行政部根据实际需求填制申购计划报办公室主任签名同意后方可向外采购。办公用品（如文具、A4纸等）由行政部统一订购、设帐保管。

2、部门人员统一到行政部申领办公用品并作登记，所有从部门申领的用品均为部门财物，要妥善保管正确使用，不得据为已有。

3、办公室推柜、三斗柜、办公椅、电话、电脑由使用者自行管理，部门以个人名义统一归档，如有损坏的需及时向行政部提报(以季度为限)，如是人为引起的损坏按规定承担其维修工本费的50%（附报损表/需购/维修申请表）。

4、价值较高的办公用品，使用人调岗或离职时由行政部收回，如遗失，由使用者人按购进价作出赔偿。

（六）、空调设备管理

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1、空调设备统一由行政部开启和关闭。（节期日由当天值班负责人开启和关闭）空调只能每天9：00后且温度超过26℃才开启。每天18：00关空调总闸。晚上加班一律不能开启空调。

2、凡是公司发电, 发电机功率不够，办公室一律不允许开空调。

（七）、办公用电管理

1、各人员对自己所在区域的办公室照明设备负有责，各部门负责人负责对该部门人员照明设备的使用情况进行监督。

2、办公时间所在区域的人员全部离开该区域半小时以上时，必须关灯、关风扇，关显示器。

3、中午下班必须关灯，关显示器，关风扇等电器；下午下班时必须切断灯和电脑、风扇、空调等电器的电源。

4、因工作需要晚上加班，只允许使用个人办公区域的照明设备。

5、严禁下班后或假期期间非工作原因在办公室上网和使用空调。

六、快递管理

（一）、一般信件、资料以普通或挂号邮寄，非因合约要求或重要事务而需限时寄发的资料不得由特快专递寄发。

（二）、一般邮寄公函由行政文员核实后，方可办理邮寄；特殊邮寄公函由办公室主任核实后，方可办理邮寄；月末经办公室主任审核，正/副总经理核准后办理转账手续。私人邮件由个人支付。

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（三）、邮寄费用严格按部门定额标准执行，按季度进行考核，超额部分区域承担10%。

七、车辆使用管理

（一）、由特许行政部负责车辆的日常调派工作,根据各人员用车需求做好用车的统筹安排工作;用车人员需写《用车申请单》，司机以此作为出车及费用报销的依据。

（二）、特许部面包车原则上只用于接送客户且限于广佛地区(高明、三水除外)，作其他用途的需经综合部经理审批。接待重点访客时，可向集团公司申请“别克”、“小奔驰”商务车进行商务接送。

（三）、公司其他部门因工作需要借用部门车辆时,在保障部门正常用车的前提下可考虑外借,车辆外借需经特许部综合部经理审核批准后，方可外借。并需收取其1元/公里的汽车维护费。司机记录每次公里数并交到行政部，所发生的油费、路费由借方支付。因借方原因而导致车辆损坏所发生的维修费用全部由借方负责。

（四）、部门人员由于私人原因需借用车辆时,在保障部门正常用车的前提下可以考虑安排,经特许部综合部经理审核批准后方可借用,并按2元/公里收取其汽车维护费。所发生的油费、路费由借方支付。因借方原因而导致车辆损坏所发生的维修费用全部由借方负责。

（五）、在上班时间内不需要出车时，司机须在自己的办公地点，车辆应停放在指定位置。

（六）、当天下班前司机应将车钥匙交到行政部处保管，如遇行政部人员下班，则由司机妥善保管，不得擅自外借。

（七）、车俩保养规定：汽油格、机油5000公里换一次，空气格每年换一次，水箱每年清洗2次，刹车皮每季度检测一次，空调每年检测一次，波箱油每年换一次，尾牙油每年换一次，轮胎每年换一次，电池每年换一次，打腊每季度一次，洗车每星期一次。

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八、奖罚条例

（一）、对检举违反以上行为的人员给予奖励，奖励金额为当次罚款金额的50%。

（二）、有以下行为或表现者，给予警告一次并处50-100元一次性罚款：

1、上班时间违反着装规定，经提醒一次后仍不改正；

2、在办公室吸烟，携带早餐进入办公区或打卡后外出用早餐，大声喧哗、打闹，串岗闲聊，阅读与工作无关的报刊、杂志、书籍；上与工作无关的网页，经提醒一次后仍不改正；

3、不注意节约，造成部门办公用品、电资源等部门财产浪费，经提醒一次后仍不改正；

4、违反办公室卫生管理规定，违反会议室、接待室使用管理规定，违反办公设备管理规定，经提醒一次后仍不改正。

（三）、对以下行为经三次警告罚款后仍不整改者，给予记小过一次并处100-200元一次性罚款：

1、在办公室吸烟，大声喧哗、打闹，串岗闲聊，阅读与工作无关的报刊、杂志、书籍；上与工作无关的网页；

2、不注意节约，造成部门办公用品、电资源等部门财产浪费；

3、违反办公室卫生管理规定，违反会议室、接待室使用管理规定，违反办公设备管理规定。

（四）、对违反同一条例被记小过两次后，仍屡教不改、甚至影响他人正常工作者 ，给予记大过一次并处200元以上一次性罚款。

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（五）、对违反同一条例被记大过两次者，且情节严重的解除劳动关系。

（六）、相关保密处罚条例按《员工手册》中保密条例执行。

注：1、以上未提及的内容参照公司的《联邦集工管理基本制度》、《员工管理条例实施细则》、《员工手册》；特许的《联邦特许部人员考勤及出差管理规定》、《特许展厅管理规定》实施。如本制度与《联邦集工管理基本制度》、《员工管理条例实施细则》、《员工手册》有冲突的，按《联邦集工管理基本制度》、《员工管理条例实施细则》、《员工手册》执行。

联邦集团特许经营事业部

2007年12月

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